– объем закупок, объем партий, ожидаемые сроки прибытия товаров;
– контрольные параметры для приемки грузов от перевозчиков;
– контрольные параметры для приемки товаров от поставщиков;
– после заключения контрактов – копии контрактных спецификаций;
– после получения извещений об отгрузках – комплект товаросопроводительных документов, полученных от поставщиков.
Работа с поставщиками. На доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и контролировать исполнение поставщиком правил классификации грузов, обязанностей отправителя, маркировки грузовых мест.
Работа с перевозчиками заключается в сопровождении грузов, согласовании места, времени и способа разгрузки поступающих товаров, а также порядка приемки груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий.
Организация сопровождения поступающих грузов включает следующие обязательные моменты:
– заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;
– оперативный контроль готовности поставщиков к поставке заказанных складом партий товаров;
– содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок – выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т. п.;
– организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;
– требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;
– контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;
– контроль прохождения грузов по маршруту доставки
– через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;
– контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);
– резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;
– планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки.
Работа со службой хранения заключается в согласовании мест временного размещения принимаемых грузов, мест размещения товаров после приемки, выделения сотрудников для участия в приемке.
Кроме того, выполняется согласование операций по документированию приемки:
– подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки; оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т. п.;
– подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;
– определение складской области, складской зоны, конкретного места (адреса) хранения;
– подготовка задания на перемещение товаров на склад и размещение их по местам хранения;
– получение подтверждения перемещения товаров.
Особо согласовывается пометка входящих товаров специальным блокирующим кодом, например “поврежденная упаковка” или “необходимость прохождения карантина”. В этом случае данный товар не будет доступен для оформления продаж. Блокировка снимается после выполнения необходимых работ.
