– незапланированный прием грузов.
Нежелательный и дезорганизующий вариант – незапланированное поступление грузов. Поэтому важно получать уведомления об отгрузках от поставщиков. Запланированное получение грузов и регулярное поступление грузов на условиях “точно в срок” позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.
При организации приемки необходимо выполнение следующих операций и процессов:
– заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;
– контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);
– определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;
– планирование сроков завоза товаров на склад;
– резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;
– планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки;
– планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;
– заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных);
– планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки;
– приемка товаров и размещение их по местам хранения;
– подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки;
– подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству.
Требования к компьютерной системе
При помощи компьютерной системы необходимо:
– автоматизировать все бизнес-процессы предприятия на базе единой системы, избежав при этом необходимости установки разрозненных программ;
– построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления продажами, обработкой заказов клиентов, складскими операциями, грузовыми операциями и заканчивая планированием и анализом финансовых результатов деятельности всех подразделений предприятия;
– объединить территориально-распределенные подразделения предприятия в единую информационную структуру;
– повысить эффективность работы сотрудников за счет обработки большего объема информации в сжатые сроки;
– улучшить качество обслуживания клиентов, предоставляя возможности для хранения истории работы с клиентами, а также для оперативного получения актуальной информации по состоянию обработки заказов клиентов, местонахождению грузов и транспортных средств;
– создать запас роста предприятия, обеспечив возможность быстрого расширения и донастройки корпоративной информационной системы по мере развития бизнеса;
– гибкость системы в настройке должна легко интегрировать систему с другими программами, используемыми подразделениями, такими как GPS-системы, системы управления складами и т. д.
В компьютерной системе должна быть функция “подготовка склада к приемке и размещению товара”. Информация о планируемой приемке в виде спецификаций товаров или их штрих-кодов вводится в систему и позволяет рассчитать и выполнить:
– распечатать этикетки на товар или паллеты;
– подготовить паллеты;
– привлечь дополнительные ресурсы (сотрудники, оборудование) для приемки товара;
– подготовить складские площади к размещению товара как в зоне приемки, так и в основной зоне хранения (например, компрессия склада или подпитка активной зоны).
