БД активности спроса на товары. Эта БД накапливает данные о спросе на товары в зависимости от периода времени и размещения. Она используется для анализа спроса и для периодической проверки прогнозов для управления запасами.
Возможности для управления обработкой заказов
Обработка полученных заказов должна включать следующие операции:
♦ проверка кредитоспособности заказчика;
♦ проверка доступности запасов;
♦ подтверждение приема заказов;
♦ модификация заказов;
♦ обсчет заказов;
♦ оповещение клиентов о состоянии заказов;
♦ детализация цен и ценовых скидок;
♦ оформление договоров (спецификаций) на продажу;
♦ выделение запасов под заказы.
Подготовка заказов к обработке
Самый трудоемкий для поставщика способ обработки заказов начинается с получения телефонного или письменного заказа в произвольной форме. Оператор поставщика вынужден переводить заказ в форму, приемлемую для обработки и ввода в компьютер, теряя на этом массу времени. Современная практика предусматривает несколько методов оптимизации процесса обработки заказов.
Первый метод организации обработки заказов в кратчайшие сроки состоит во вводе в компьютер заказов, подготовленных на специальных бланках – формах, содержащих всю необходимую для обработки информацию в виде специальных кодов. Логистический подход к обработке заявок начинается с разработки формы заявки, которую должен направлять заказчик. Форма должна заполняться им и проверяться оператором поставщика перед вводом в компьютер для обработки.
Форма предусматривает все данные, необходимые для обработки заявок, например:
♦ код заказчика;
♦ код категории заказа (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);
♦ код группы товаров;
♦ код (номер, артикул) товара;
♦ количество товара;
♦ код пункта назначения;
♦ код вида транспорта;
♦ код упаковки;
♦ и т. д.
Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники:
♦ коды заказчиков;
♦ коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);
♦ коды группы товаров;
♦ коды (номер, артикул) товара;
♦ коды пунктов назначения;
♦ коды видов транспорта;
♦ коды упаковки;
♦ коды условий сделок;
♦ коды условий поставок;
♦ коды приоритетов;
♦ коды особенностей обработки и др.;
♦ коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей;
♦ и т. д.
На предприятии должны быть разработаны:
♦ инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов;
♦ техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.
Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: «.Клиент процесса должен выполнять этот процесс». Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики, обязывает заказчика его применять специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.
