Образцы приказов по кадрам - страница 10

Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

При формировании дел документы группируются по следующим признакам:

1. По номинальному признаку.

Группировка документов проводится по названию их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.

2. По предметно-вопросному признаку.

Группировка документов проводится по их содержанию. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

3. Авторский признак.

Предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия за один год».

4. Корреспондентский признак.

Используется для группировки переписки. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительным предприятием о взаимных расчетах».

5. По географическому признаку.

Группировка документов проводится по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятием Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».

6. По хронологическому признаку.

Группировка документов проводится по определенному периоду времени. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

• подлинники отделять от копий;

• годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

• в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии);

• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии, заверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке:

1) основной документ и относящиеся к нему приложения;

2) документы, возникающие по мере решения вопроса.

Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты.