Образцы приказов по кадрам - страница 12

• заголовок дела;

• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

• дата дела (тома, части);

• количество листов в деле;

• срок хранения дела;

• архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование).

Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).

Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Для правильного ведения документооборота и хранения документации на предприятии рекомендуется разработать и принять «Инструкцию по составлению номенклатуры дел на предприятии».

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Комбинат по переработке

молочной продукции»

_________________ А.А. Петров

(Личная подпись)

«__» ________ 20__ г

ИНСТРУКЦИЯ

21.06.2006 № 01

г. Москва

По составлению номенклатуры дел

структурного подразделения

1. Общие положения:

1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

1.2. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве структурного подразделения. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

1.3. Номенклатура дел оформляется по установленной форме.

1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с начальником службы делопроизводства и заведующей архивом, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства до 1 октября текущего года.

1.5. Номенклатура дел структурного подразделения рассматривается на заседании Экспертной комиссии университета, согласовывается с Экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов администрации области, утверждается руководителем предприятия.

1.6. Согласованная и утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.