1.7. После утверждения номенклатуры дел предприятия структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Основной экземпляр хранится в Службе делопроизводства.
1.8. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения при методической помощи архива.
2. Основные требования по оформлению номенклатуры дел
2.1. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.
2.2. Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом:
В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового индекса структурного подразделения, утвержденного приказом №_______ от __________________ и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Пример: 113-02-05, где
113-02 – обозначение структурного подразделения;
05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 «Заголовок дела» включаются заголовки дел.
2.3. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, протоколы, затем располагают справочно-информационные документы: акты, справки, переписку, регистрационные журналы.
2.4. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
2.5. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.).
2.6. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
2.7. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка дела в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Пример:
«документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан».
2.8. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
2.9. При ведении переписки с конкретным корреспондентом, название организации выносится в заголовок дела.
Пример:
«Переписка с ООО „Меркурий по вопросу поставки сухого молока“.
2.10. При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел, т. е. заголовок переносится полностью.
2.11. Если в структурном подразделении хранится копия документа, то в графе заголовок дела после названия документа пишется слово «копия», в графе 5 «примечание» указывается место хранения подлинника.
Пример: В графе 2 «Приказы по личному составу. Копии (копии в электронном виде)». В графе 5 пишется «Подлинник, в службе делопроизводства».
2.12. Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.
2.13. Графа 3 «Количество ед. хр.» заполняется по окончании календарного года. Указывается количество ед. хр. (в томах, папках) заведенных в структурном подразделении за учебный или календарный год.
