Образцы приказов по кадрам - страница 14

2.14. В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указывается срок хранения дела, номер статей со ссылкой на перечень, который переносится из примерной номенклатуры дел структурного подразделения, при отсутствии примерной номенклатуры сроки хранения проставляются сотрудниками архива на основании типового перечня с указанием срока хранения документов. При включении в номенклатуру заголовков, срок хранения которых не предусмотрен примерной номенклатурой или перечнем, срок хранения устанавливает Экспертно-проверочная методическая комиссия Комитета по делам архивов Администрации области по представлению архива и Экспертной комиссии университета.

2.15. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за оформление дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.

3. Формирование дел

3.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела;

• включать в дело по 1 (первому) экземпляру каждого документа;

• группировать в дело документы одного календарного года;

• дело должно содержать не более 250 листов, толщина не больше 4 см, если листов больше формируется 2–3 тома и т. д.;

• годовые планы и отчеты группируются отдельно от квартальных и месячных;

• документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.

Заведующая архивом Д.О. Укропчик

СОГЛАСОВАНО:

Начальник службы персонала А.А. Петрова

Начальник службы делопроизводства П.А. Рогова

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Делопроизводство; документационное обеспечение управления– отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов;

документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;

носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;

изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

кинодокумент– изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом;

иконографический документ– документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;