Образцы приказов по кадрам - страница 4

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа – «просим направить», «направляем на рассмотрение»;

– от первого лица единственного числа – «считаю необходимым», «прошу выделить»;

– от третьего лица единственного числа – «министерство не возражает», «ВНИИ считает возможным».

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют (рис. 11)

Рис. 11. Образец записи о наличии приложения неуказанного в тексте.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. А в случае, когда к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

В тех случаях, когда приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

В приложении к распорядительным документам, таким как постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения, на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (рис. 12).

Рис. 12. Образец оформления записи о наличии приложения в распорядительных документах.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки (рис. 13).

Рис. 13. Образец оформления записи о наличии приложения в распорядительных документах центрированной относительно самой длинной строки.

В состав реквизита «Подпись» входят (рис. 14):

1. Наименование должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен не на бланке предприятия, то наименование должности должно быть полное. Если документ оформлен на бланке предприятия, то наименование должности должно быть сокращенное.

2. Личная подпись.

3. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Рис. 14. Образец оформления реквизита «Подпись».

В реквизите «Подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки (рис. 15).

Рис. 15. Образец оформления реквизита «Подпись» центрированной относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают (рис. 16).

Рис. 16. Образец оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (рис. 17).

Рис. 17. Образец оформления подписи документа несколькими должностными лицами.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (рис. 18).

Рис. 18. Образец оформления подписи документа несколькими должностными лицами равных должностей.

При подписании совместного документа первый лист на бланке не оформляют.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (рис. 19).

Рис. 19. Образец оформления подписи документа комиссией.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу