Образцы приказов по кадрам - страница 6

Проект кадрового документа обязательно визируется начальником отдела службы персонала и юристом, а при необходимости – должностными лицами других структурных подразделений. Перечень документов, подлежащих визированию, со списком лиц, визирующих данные документы, приведен в таблице 1.

Таблица 1

Директор предприятия рассматривает все замечания и дает разработчику письменное заключение о дальнейшей работе с проектом. Если директор установит, что проект нуждается в доработке, он определяет разработчику срок для устранения всех недостатков. Если после доработки проекта его содержание претерпело существенные изменения, проводится повторное визирование проекта документа.

По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:

• исполнитель, подготовивший документ;

• руководитель подразделения, подготовившего документ;

• руководители заинтересованных подразделений;

• руководитель финансовой или бухгалтерской службы, если в документе затрагиваются финансовые вопросы;

• заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

• руководитель предприятия, если документ подписывает его заместитель;

• руководитель юридической службы или юрист.

Этот список можно изменять в соответствии со структурой и потребностями предприятия. Например, на многих предприятиях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя, ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.

При заверении соответствия копии документа, подлиннику, ниже реквизита «Подпись», проставляют заверительную надпись(рис. 25).

1. «Верно».

2. должность лица, заверившего копию.

3. личную подпись.

4. расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

5. дату заверения.

Рис. 25. Образец оформления заверительной надписи.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

• ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;

• при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;

• слова «В дело»;

• номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело производится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в предприятия

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:

• слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

• наименования должности лица, утверждающего документ;

• подписи;

• фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;

• даты утверждения.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа(рис. 26).

Рис. 26. Образец оформления грифа утверждения документа.

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки