Инструкции СМК в лаборатории, как правило, касаются организации проведения испытаний и связанных с ними процессов. Это инструкции о порядке работы в лаборатории, об организации делопроизводства в лаборатории, о порядке обращения с образцами, об организации внутрилабораторного контроля и др. Инструкции СМК разрабатываются и применяются в двух случаях: в крупных лабораториях, когда в руководстве по качеству приводятся ссылки на соответствующие инструкции, и при отсутствии в лаборатории руководства по качеству.
Инструкции по безопасному обращению с оборудованием составляются специалистом, ответственным за метрологическое обеспечение испытаний, и представляют собой краткую выдержку из паспорта на оборудование. В такой инструкции, находящейся непосредственно у оборудования, в свободном доступе, описывается порядок проведения испытаний и последовательность измерений с учетом правил охраны труда. Инструкция утверждается руководителем лаборатории.
2.5. КОДИРОВАНИЕ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕНЕДЖМЕНТА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПЫТАТЕЛЬНОЙ ЛАБОРАТОРИИ
2.5.1. Кодирование документов и записей
Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.
Система идентификации документов и записей, управляющих испытательной лабораторией, предназначена для обеспечения быстрого и однозначного определения их статуса при систематизированном хранении, поиске и ведении.
Идентификация документов СМК осуществляется при помощи кодов, размещенных на титульном листе документа, а также в правой части поля верхнего колонтитула на каждом листе.
Записи, принадлежащие к соответствующему документу СМК, идентифицируются путем присвоения кода, размещаемого в правом верхнем углу формы записи. Присвоение документу или записи кода проводится в период разработки. Формы записей могут быть сгруппированы в Альбом форм записей СМК.
Кодирование документов
Код документов СМК должен быть представлен в виде:
АА (-ББ) -ВВ-ГГ
где:
АА – буквенное обозначение документа (например, РК – руководство по качеству, ДП – документированная процедура, РИ – рабочая инструкция, А – альбом и др.);
ББ – идентификация группы документов (применяется только для групп оборудования: СИ – средства измерения, ИО – испытательное оборудование, ВО – вспомогательное оборудование);
ВВ – порядковый номер документа по «Журналу учета документов и записей СМК»;
ГГ – третья и четвертая цифра года введения документа.
Порядок оформления идентификационного кода документированной процедуры или рабочей инструкции определен процедурой «Графическое оформление документированных процедур и рабочих инструкций».
Кодирование записей СМК
Код записей должен быть представлен в виде:
АА. ББ-ВВ. ГГ-ДД
где:
АА – буквенное обозначение записи (А – акт, Г – график, ПР – протокол, и др.);
ББ-ВВ – буквенное обозначение документа СМК и его регистрационный номер по «Журналу учета документов и записей СМК», устанавливающего форму ведения данной записи;
ГГ – порядковый номер приложения по документу, устанавливающему форму ведения данной записи;
ДД – третья и четвертая цифра года введения документа.
Присвоение кода
При разработке, введении нового документа или записи СМК, определяется группа (подгруппа) к которой принадлежит документ или запись в разделе «Классификатор» «Журнала учета документов и записей СМК». Производится поиск документа, записи в «Классификаторе». Новым документам или записям присваивается следующий порядковый номер в соответствующей группе (подгруппе) и фиксируется его полное название. Документу, записи присваивается код соответствующего наименования в «Классификаторе».
