В конце кода указывается год введения документа, записи.
Номенклатура дел
Все документы и записи СМК комплектуются в папки (дела).
Каждая папка (дело) включающая в себя группу (подгруппу) документов, записей имеет свой уникальный код. Документы и записи одной группы (подгруппы) могут быть разделены на тома с одним идентификационным кодом.
Каждое дело должно быть включено в Номенклатуру дел.
Номенклатура дел формируется ежегодно, может быть актуализирована и утверждена по необходимости.
Номенклатура дел должна включать в себя следующую информацию: код дела (номер тома, если есть необходимость), полное название дела (с указанием документов, входящих в дело), должность и фамилию ответственного за ведение дела, количество дел, место хранения и сроки хранения на рабочем месте до сдачи в архив.
Оригинал номенклатуры дел должен храниться у менеджера по качеству.
2.5.2. Кодирование журналов и папок
Код журнала должен быть представлен в виде:
ААА/Ж-ББ. ВВ
где:
AAA – указывает на принадлежность к определенной организационной структуре в лаборатории;
Ж – журнал;
ББ. ВВ – порядковый номер группы и подгруппы журналов. Указывается арабскими цифрами.
Порядок оформления идентификационного кода журнала определен документированной процедурой «Ведение и оформление журналов и папок».
Код папки должен быть представлен в виде:
ААА/ББ-ВВ. ГГ
где:
AA – указывает на принадлежность к определенной организационной структуре в лаборатории, если в папке определяются документы, не привязанные к деятельности только одной организационной структуры в лаборатории, то данную часть кода опускают;
ББ – происхождение документа (ВД – внешние документы, ВН – внутренние документы);
ВВ – порядковый номер группы процессов (01 – аудит, 02 – персонал, 03 – документирование, 04 – контроль качества, 05 – испытания);
ГГ – порядковый номер папки.
Порядок оформления идентификационного кода папки определен документированной процедурой «Ведение и оформление журналов и папок».
Архивные документы кодируются в соответствии с документированной процедурой «Организация архивного дела».
2.5.3. Кодирование справочных материалов и литературы
Все справочные материалы и литература, зарегистрированные в разделе «Библиотека» «Журнала учета документов и записей СМК» должны быть однозначно идентифицированы и иметь код.
Справочные материалы могут быть сформированы в папки (дела) имеющие общий код.
Код справочного материала или литературы представлен в виде:
Л-АА
где:
Л – литература, справочный материал;
АА – порядковый номер документа по Журналу учета документов и записей СМК.
Порядок оформления идентификационного кода папки определен документированной процедурой «Ведение и оформление журналов и папок».
2.6. ВЕДЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЖУРНАЛОВ И ПАПОК В ИСПЫТАТЕЛЬНОЙ ЛАБОРАТОРИИ
2.6.1. Ведение и оформление журналов
Каждый журнал должен иметь стандартное оформление, записи в нем ведутся по форме, указанной в «Альбоме форм записей СМК», за исключением индивидуального рабочего журнала сотрудника.
Листы журнала должны быть из белой бумаги формата А4.
Журнал должен быть изготовлен таким образом, чтобы из него невозможно было удалить страницу, не оставив видимых повреждений. Журнал должен быть прошит и скреплен, страницы пронумерованы. Допускается использование типографских журналов форма которых соответствует утвержденной в «Альбоме форм записей СМК», допускается формировать журналы из тетрадей, либо из свободных листов.
