Вот еще один пример их внимания к так называемым мелочам. Профессор Р.М. Картер провел эксперимент по рационализации производственного процесса на одной молочной ферме, где было 22 коровы. Израсходовав всего 50 долл. на покупку нескольких приспособлений, Картер уменьшил затраты труда на 760 чел. – ч в год и сократил хождение рабочих во время работы на 1277 км в год!
Правильное использование времени – центральная проблема научной организации труда и управления. Приведем еще один пример. Специалиста пригласили работать консультантом в одном крупном деле. Платили по часам, и он обходился весьма дорого. Поначалу казалось, что за ним все время следят: возьмет в руки ручку для записей – сейчас же подходит стенографистка: «Диктуйте, пожалуйста!» Начнет подсчитывать цифры: «Нет, нет, скажите, и вам подсчитают». Идет за справочником в библиотеку: «Ну зачем же вам тратить на это время, скажите Мэри, и она принесет». Однажды последовало объяснение: «Мы хотим приучить вас ценить свое время. Мы не можем позволить себе роскошь, чтобы квалифицированный работник тратил время на то, что может сделать лицо, умеющее только писать и читать. Иначе мы разоримся!»
В американской науке об организации труда и управлении действует непреложный и общепринятый принцип: никогда ни один человек не должен делать работу, которую может выполнить другой служащий, получающий более низкую зарплату. Несоблюдение этого правила ведет к повышению себестоимости выпускаемого проекта, постройки, печатающейся книги и т. п.
В погоне за снижением издержек на административно-управленческий аппарат американский предприниматель стремится довести до минимума число дорого обходящихся начальников. Максимальное количество простых функций, не требующих больших знаний, поручается при этом менее квалифицированному, а потому и нижеоплачиваемому персоналу.
За рубежом управление все в большей мере переводят не на распоряжения и приказы, на письменные процедуры: что и как делать в типичных ситуациях?
Работая в годы войны в министерстве сельского хозяйства США, В.И. Терещенко отмечал следующий порядок вхождения в работу нового человека: первые 3 дня – никаких заданий, необходимо лишь детальное ознакомление со следующими документами:
1. Положение о министерстве.
2. Положение об отделе.
3. Должностная инструкция.
4. Описание процедур: что и как нужно делать в случае возникновения различных ситуаций.
Такой порядок ознакомления с процедурами касался всех: и руководителей, и подчиненных. Например, у секретаря сломалась пишущая машинка. Что делать в этом случае, к кому обратиться? Нет копировальной бумаги – как поступить, раскладывать страницы или нет; в каком виде брать в печать бумаги, а в каком не брать и т. д.
И работу не дадут начать, пока человек все это не выучит, не усвоит. В итоге громадная экономия времени. А если нет таких процедур, то в результате – огромные траты времени, ненужные хождения.
Мы часто и справедливо говорим: замучили бумаги, писанины много. А тут речь об инструкциях, письменных процедурах. Не плодим ли новые бумаги? Известно, например, что американец не любит писать. Но что касается инструкций, здесь совсем другая картина. Например, фирма «Дженерал электрик» имеет толстый том должностных инструкций и процедур.
Грамотное управление требует стабильности в работе, а без документов стабильности не будет. Руководитель – живой человек, подвержен эмоциям, настроениям, хорошее настроение – одно решение, плохое настроение – другое решение. В результате может пострадать дело.
