Доказано, что человек лучше реагирует на письменное, чем на устное, распоряжение.
Когда распоряжение устное – считает, что посягают на его свободу, подсознательно ему кажется, что под него копают, придираются, наступают на ноги.
А письменные правила – вроде бы обезличены, они могут не нравиться, но на руководителя уже не обижаются.
Руководитель лишил секретаря одного из начальников цеха премии за то, что она не знала, где в данное время находится начальник цеха. Или говорим сейчас много о дисциплине, о контроле. Даже шутка ходит: раньше все хотели просто работать, а не руководить, потом стали хотеть руководить, а не работать, сейчас никто не хочет ни работать, ни руководить – все хотят контролировать.
А не стоит ли начать с того, что вывесить на видном месте правила трудового распорядка? Чтобы люди могли постоянно видеть и знать принятый распорядок.
В общем, вопрос о разработке письменных процедур можно считать серьезной проблемой.
Одним из средств разгрузки начальника, инструментом, дающим ему возможность сосредоточить все свои силы и время на сложной работе, является работа квалифицированного секретаря.
Если брать американскую практику, то трудно указать точно, при каких условиях считается необходимым личный секретарь. Эту должность вводят, когда есть ненормированная работа, велико число подчиненных, разнообразны выполняемые функции, когда необходимо принимать много посетителей, обрабатывать многочисленную корреспонденцию.
Важная обязанность секретаря – работа с посетителями: регулирование часов приема, запись очереди, оповещение записанных лиц, если прием не состоится. Секретарь отсеивает приходящих к руководителю – ведь многих можно направить к рядовым служащим. Эта функция требует такта, умения держать себя и разговаривать с посетителями, что достигается не только опытом, но и обучением. В США выходит много брошюр, статей и пособий по вопросам психофизиологии труда и так называемого паблик рилейшнз, т. е. искусства иметь дело с общественностью.
2.2. Становление НОТ в России
Трудовая деятельность человека стала объектом систематических научных исследований сравнительно недавно – со второй половины XIX в. Целью подобных исследований был поиск методов рационального выполнения производственных операций. Возникшее научное направление, основателем которого по праву считается американский инженер Фредерик Тейлор, получило название «научная организация труда» (НОТ).
Развитие науки о рациональной организации труда происходило на основе эмпирических данных, а также развития таких наук, как физиология и психология человека, социология, организация производства, математика, статистика и др.
Двадцатые годы прошлого века заслуженно считаются началом отечественной науки управления. В этот период проблемами теории и практики научной организации труда занималось более 10 НИИ. Только в 1923 г. было опубликовано более 60 монографических (в том числе и переводных) работ, выходило около 20 журналов по проблемам управления и организации производства. Наиболее крупные научные школы сложились в Москве, Ленинграде, Харькове и Казани.
Движение за научную организацию труда в России прежде всего связано с именами А.К. Гастева и П.М. Керженцева.
В конце 1920 г. видный общественный деятель, ученый и поэт Алексей Капитонович Гастев начал создавать Центральный институт труда (ЦИТ). В 1921 г. прошла 1-я Всероссийская конференция по вопросам научной организации труда.
