3. Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним.
4. Журнал учета приказов по основной деятельности.
5. Журнал учета приказов по личному составу.
6. Книга регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами.
7. Книга регистрации распорядительных и нормативных документов организации.
8. Журнал учета отпусков.
9. Журнал учета личных карточек Т-2.
10. Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву.
11. Журнал учета мероприятий по контролю.
12. Журнал учета командировок.
13. Журнал учета командировочных удостоверений.
14. Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда.
15. Журнал учета медицинских осмотров.
Таким образом, кадровая документация включает в себя внушительный список обязательных документов, которые должны оформляться, заполняться и храниться определенным образом.
Личная карточка– это основной документ по учету персонала предприятия, который подлежит хранению 75 лет и при ликвидации организации сдается в архив вместе с приказами и лицевыми счетами. Ведение личной карточки предусмотрено в Правилах ведения трудовых книжек, то есть при любой записи в трудовой книжке работодатель обязан дать расписаться сотруднику в личной карточке. Личная карточка заводиться на работника в одном экземпляре. Все записи в личной карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных сотрудником. Личная карточка содержит следующие разделы:
Общие сведения.
Сведения о воинском учете.
Прием на работу и переводы на другую работу.
Аттестация.
Повышение квалификации.
Профессиональная переподготовка.
Поощрение и награды.
Отпуск.
Социальные льготы.
Дополнительные сведения.
Основание увольнения.
Карточки уволенных сотрудников изымаются из оперативного пользования и сдаются в архив предприятия.
Личное дело– это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. В условиях современного делопроизводства организация вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел.
Личное дело сотрудника должно включать следующие документы:
1. внутренняя опись документов.
2. анкета.
3. резюме (автобиография).
4. копии документов об образовании.
5. копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях и т.д.
6. заявление о приеме на работу или трудовой контракт.
7. данные аттестации.
8. характеристики или рекомендательные письма.
Личное дело подшивается в отдельную папку и ему присваивается порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в «Журнале учета личных дел».
В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных сотрудника. Изменения в личные дела вносятся менеджером по персоналу.
Личное дело не выдается на руки работнику, на которого оно заведено.
Личное дело хранится 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
Штатное расписание– организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом. Стандартная форма штатного расписания содержит следующие разделы:
