Продвижение людей и команд - страница 17

Важное устное сообщение подтвердите письменно. Письменная коммуникация оставляет меньше пространства для недопонимания.

Разумеется, подготовиться можно, только если ждешь сообщения. Но деловая коммуникация – тот самый случай.

Поставьте себя на место отправителя. Чего, по-вашему, он хотел достичь своим сообщением? Насколько это важно? Отнеситесь, тем не менее, к своим предположениям критично. Они нередко приводят к неправильному пониманию.

Получатель несет ту же ответственность за успех коммуникации, что и отправитель. Неумение слушать – распространенная проблема общения. Причины этого:

• разбросанность мыслей: мозг работает гораздо быстрее, чем человек говорит;

• усталость или стрессовое состояние;

• получателя больше занимает его собственная реакция на сообщение, чем само сообщение;

• отвлеченность: получатель думает о другом, возможно, из-за недостатка интереса;

• предвзятое отношение к ожидаемому сообщению;

• враждебность к источнику сообщения.

Возьмите на вооружение мнемонический прием с использованием английского глагола LISTEN – СЛУШАТЬ: Look interested, Inquire, Stay on target, Take notes, Evaluate, Neutralize. Расшифруем:

• Look interested – выглядеть заинтересованным: зрительный контакт с собеседником помогает сосредоточиться. Внешнее проявление заинтересованности пробуждает, как это ни удивительно, внутренний интерес. (Точно так же, как нам трудно злиться на то, что вызывает смех или улыбку.)

• Inquire – задавать вопросы, чтобы лучше понять: не делайте предположений.

• Stay on target – придерживаться предмета разговора: используйте любую паузу, чтобы понять скрытый смысл сказанного.

• Take notes – делать записи: помогает сконцентрироваться и освежать в памяти впоследствии.

• Evaluate – оценивать сообщение в целом, уделяя внимание и словам, и языку тела.

• Neutralize – нейтрализовать эмоции: тщательно отслеживайте собственные предубеждения. Пробуйте копировать речь и язык тела собеседника.

Важные материалы следует внимательно читать, но такая возможность есть не всегда. Многие сообщения, предварительно отфильтровав, можно сразу выбрасывать в корзину. Еще один эффективный способ быстрого изучения некоторых посланий – бегло просмотреть первые предложения разделов. Как правило, в них изложена суть документа.

Проверить, правильно ли вы поняли письменное сообщение, задав соответствующие вопросы отправителю, не так просто, как в случае с устной коммуникацией, но не менее важно. Упомянутые выше рекомендации делать записи и нейтрализовать эмоции в равной мере относятся и к читателям, и к слушателям.