Профессиональные навыки менеджера. Повышение личной и командной эффективности - страница 10

Чтобы в своей текущей практике избегать ситуаций, когда подчиненные могут неправильно трактовать поставленные перед ними задачи, менеджеру необходимо научиться правильно их формулировать.

По мнению многих специалистов, умение ставить четкие цели и задачи своим сотрудникам – это одна из основных базовых компетенций эффективного руководителя.

В соответствии с базовым принципом эффективности мы можем определить эффективность постановки задач как соотношение результата (выполнено ли задание) и затрат времени и сил на объяснение задания, мотивацию, контроль.

Как видно из рис. 2.1, на котором приведена формула для оценки эффективности постановки задачи, повышение уровня эффективности, если мы говорим о постановке задачи, становится возможным, когда реализуется один из двух вариантов:

– либо происходит снижение затрат времени на непосредственное взаимодействие с подчиненным (объяснение задания, мотивация, контроль);

Рис. 2.1. Эффективность постановки задач

– либо при тех же временных затратах обеспечивается более глубокое понимание задания, большая мотивация, повышается степень ответственности.

Управленческое воздействие, обеспечивающее изменение в желаемом направлении тех или иных характеристик организации, включает четыре основных звена: планирование, организацию, мотивацию, контроль (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Управленческое воздействие

Планирование состоит в определении целей организации и путей их достижения.

Организация заключается в создании механизма использования управленческих ресурсов.

Мотивация означает побуждение подчиненных к определенным действиям.

Контроль подразумевает установление критериев, по которым будут оцениваться результаты деятельности, а также анализ и корректировку осуществляемых действий.

Все эти звенья важны, если мы говорим об эффективной постановке задач.

В этой главе мы рассмотрим основные аспекты управленческого воздействия, которые играют существенную роль при эффективной постановке задач.

Желаемый для организации результат выражается в целях и задачах.

Цель – смысл предпринимаемых действий; желаемое на данный момент состояние, итог работы.

Задачи – это шаги по достижению цели; действия, за счет которых достигается цель; путь достижения цели.

Подчеркнем, что одну и ту же цель можно достигнуть разными способами, решая различные задачи. Например, целью является повышение объема продаж. Какие задачи поставит в данном случае менеджер? Каким путем он хочет достичь необходимого результата?

Здесь возможно использование самых разных вариантов. Скажем, можно стремиться к таким результатам, как повышение цен, расширение ассортимента, проведение рекламной кампании. А могут быть поставлены и прямо противоположные задачи: снижение цен, распродажи, скидки оптовикам.

Таким образом, если мы рассматриваем деятельность организации в определенном масштабе в определенный момент времени, то видим, что всегда есть деятельность (задачи), а есть итог этой деятельности (цель). Поэтому в «статическом» варианте цель – это результат, задачи – шаги по достижению этого результата. В этом смысле цели и задачи – совершенно разные понятия.

Подчеркнем важный момент: если мы рассматриваем деятельность организации в динамике, то мы видим, что каждая цель является задачей по отношению к более крупной цели. И наоборот, каждая задача является целью по отношению к более мелким видам работы. Поэтому в «динамическом» варианте цели и задачи – это одно и то же – желаемые результаты деятельности.