Следующим важным этапом методики является выбор конкретного архива, в котором потенциально может находиться нужная информация. Для этого следует тщательно изучить адресно-справочную литературу, архивные путеводители, тематические каталоги и электронные базы данных архивов. Полезным будет предварительно уточнить территориальное и ведомственное подчинение архивов (региональные государственные архивы, центральные архивы министерств и ведомств, ведомственные архивные учреждения – загсы, военкоматы, архивы предприятий, музеев).
Не последнюю роль играет грамотная подача официального запроса в архив. Рекомендуется четко и кратко формулировать запросы, указывая фамилии, имена, отчества испытываемых лиц, даты и конкретные события, относящиеся к искомым документам. Идеально, если индексированы первичные данные и имеются уточняющие детали: номер армии, полка или подразделения, если речь идет о военных архивах, либо название прихода, населенного пункта и церкви – если о метрических книгах и духовных архивах. Важно помнить, что чем конкретнее запрос, тем выше вероятность получения результата.
После того, как архив предоставил документы, в работе с ними необходимо придерживаться строгого порядка и системности. Полезно организовать все полученные сведения по разделам и категориям (метрические записи, исповедные росписи, ревизские сказки, послужные списки, судебные дела и др.). Важно фиксировать не только фамилии и даты, но и контекст событий, особенности времени, сословное и имущественное положение упоминаемых лиц, их профессиональные занятия и культурные особенности.
Крайне важной рекомендацией является работа с оригинальными текстами в архивных документах. Несмотря на то, что исторические источники часто бывают трудночитаемыми из-за устаревшей лексики, необычного шрифта (скоропись XVIII-XIX вв., старославянский язык, дореформенная орфография), почерка писцов или плохого физического состояния, именно оригинал дает наиболее надежную и точную информацию. И для этого исследователю желательно освоить базовые навыки палеографии и старинной орфографии.
Особое внимание уделяется точности фиксации документации и ее фотокопированию (если архив разрешает подобные действия). Правильно подготовленные копии документов не только облегчают работу с материалом, но и дают возможность перепроверить и дополнить информацию в дальнейшем. Если нет возможности делать фото и копии, следует точно переписывать текст и фиксировать номер фонда, описи, листы дела и место хранения оригинала для повторных заявок.
Необходимой методикой является сопоставление различных видов архивных материалов между собой, что позволяет уточнить и перепроверить сведения, а порой найти совершенно новую информацию. Например, сверка метрических записей с ревизскими сказками или переписями населения дает дополнительные данные о составе семьи, возрасте, имущественном и социальном положении предков. В сочетании с данными имущественных документов (купчих, завещаний, судебных решений) можно воссоздать целостную картину жизни семьи и уточнить спорные моменты.
При работе с архивными документами также важно учитывать исторические реалии той эпохи, в которой были созданы документы. В некоторых периодах встречаются стандартные ошибки, неточности или устоявшиеся социальные искажениями в написании фамилий, имен, дат, поэтому материал должен подвергаться критическому анализу. Изучение параллельных источников (историческая литература, мемуары, монографии и исследования по краеведению) позволяет расшифровывать и интерпретировать детали, которые на первый взгляд кажутся незначительными, но существенны для понимания контекста.
