Проведя такой аудит на своем складе, руководители нередко приходят к неутешительным выводам. Наиболее типичными проблемами являются:
обилие «не идентифицированных» (не внесенных в план) процессов и операций, на которые тратится до 20—30% рабочего времени;
работники склада принимают решения по процессам, руководствуясь интуицией, о таблице решений никому не известно, нет понимания того, что одни и те же проблемы возникают регулярно и требуют стандартных решений;
существующие документы склада не отражают реально происходящие процессы и операции, а целого ряда необходимых документов просто не существует, и никто из участников процесса не видит в этом проблемы;
большая часть процессов и операций выполняется за счет «общественного бессознательного» группы опытных сотрудников. Особенно заметной эта зависимость становится, когда они болеют или уходят в отпуск, – результативность работ сразу падает на 30—40%;
уровень квалификации сотрудников не соответствует ни стоимости ТМЦ, ни стоимости процессов для Вас и клиентов.
К сожалению, выполнение процессов на складе полностью зависит от персонала, и об этом необходимо помнить. Но когда Вы будете оптимизировать осуществляемые на складе процессы, руководствуясь принципом «люди – главная ценность», помните о том, что сотрудник должен не просто числиться на Вашем предприятии, но действительно представлять ценность и, в свою очередь, видеть ценность в Вас и Вашей компании.
Документооборот и система учета
Постоянная проблема склада, встречающаяся практически на каждом предприятии, – складской учет, который, как уже упоминалось выше, имеет свою специфику в сравнении и с бухгалтерским, и с финансовым. К сожалению, это далеко не всегда понимает служба бухгалтерии, редко уделяющая происходящему на складе должное внимание: ТМЦ приходуются, остатки списываются, на первый взгляд, все учтено. Но главная проблема складского учета, заслуживающая «аудита своими глазами» – это актуальность данных в системе учета и их адекватность по отношению к реальной ситуации на складе.
Для исследования системы учета и документооборота на складе нет нужды перепроверять все накладные и расходные документы. «Аудит своими глазами» позволяет выявить узкие места, вскрыв лишь верхний слой проблемы.
