Тайм-менеджмент для всех. сборник статей - страница 2

Открытие второе. Чек-лист развивает очень важное умение – умение давать и держать обещания.

Ежедневные задачи – это обещания данные себе. Это дела, которые мы считаем необходимым сделать, чтобы улучшить свою жизнь.

Чек-лист показывает, как часто мы их нарушаем. На основании этого нужно выяснять причины. Возможно, мы обещаем себе слишком много и не можем выполнить. Возможно, мы просто не держим слово. Возможно, есть какие-то факторы, которые мы не учли, когда давали себе обещание. Когда причина выяснена, нужно внести корректировку. Со временем, обещания станут более приближены к возможностям, и появится реальный взгляд на вещи. Но это долгий путь. Я до сих пор обещаю больше, чем способен сделать. И себе, и другим.

Заполняйте и анализируйте чек-листы.

Что такое хронометраж? Хронометраж – это фиксирование времени, которое потребовалось на выполнение задачи. Я никогда не понимал, для чего это нужно. Но все-таки заставил себя и начал. Три недели я записывал, что я делаю, и сколько времени на каждую задачу уходит. Установил программу на компьютер, которая записывала, что я делаю и сколько по времени. О, Боже! Как это скучно!

Это действительно скучно, но вы можете все изменить. Оберните хронометраж в игровую форму. Вы Доктор Джекилл. Вы не знаете, что творит мистер Хайд в ваше «отсутствие». Записывайте все, что он делает и сколько времени на это тратит. Проявите немного терпения, и вы узнаете, что же за человек этот мистер Хайд.

Но результат все-таки был. Я ужаснулся, увидев, сколько времени тратится впустую, якобы на отдых. И сейчас это непроизводительное время постепенно уменьшается.

Открытие третье. Хронометраж не только отсеивает мусорные дела, но и помогает определить оптимальную последовательность остальных.

Объяснение. Хронометраж – это, прежде всего, анализ. Когда мы анализируем что-то, раскладывая на составляющие, мы можем синтезировать нечто новое с теми же функциями, но с экономией ресурсов. Подобно системе бережливого производства – найдите то, что не несет ценности для клиента (для вас) и удалите это из производственной цепи.

Я ежедневно принимаю душ, и экономия в этом процессе одной минуты, за год сэкономит мне шесть часов. Это интимные подробности, но открытие для меня было настолько ярким, что приличия отступают.

Сначала я намыливаю голову, смываю шампунь, потом я намыливаю тело, смываю гель. Логичен вопрос: можно ли смывать и шампунь и гель одновременно? Конечно можно, если сначала намылить тело, а потом голову и смыть все сразу. Минута сэкономлена!!!

Это не хронометраж, но его последствия. Когда ты видишь, сколько времени имеется в наличие, сколько расходуется и на что – начинаешь экономить каждую минуту. Минута час бережет.

Хронометрируйте. Сэкономьте себе пару дней для отдыха.

Перегрузки на работе чаще всего вызваны комплексом проблем организации времени. Поэтому бороться с ними нужно, используя комплексный подход. Эта беда похожа на Лернейскую гидру, которую невозможно победить, не отрубив все ее головы. Зато, когда вы это сделаете и решите все сопутствующие проблемы, вы почувствуете себя Гераклом.

Перегрузка – это ощущение незавершенности, слабости и неудовлетворенности выполненными за день задачами. Это ощущение возникает, когда вы весь день что-то делали, а в конце дня увидели, что не приблизились к цели, а даже отдалились от нее. Вы устали и натерли мозоли, но чувствуете, что топтались на месте. Чтобы этого ощущения не было, достаточно соблюдать три банальных правила жизни: