Тайм-менеджмент для всех. сборник статей - страница 3

Получать удовольствие от пути.

Много и правильно ходить. Правильно – это значит в удобной обуви, одежде, с удобным рюкзаком и еще в хорошей компании.

Отмечать пройденный путь.

Обозначим основную проблему. На первый взгляд, это лавина задач, сметающая все ваши планы. Но проблема не в количестве задач. Их у всех много. Проблем на самом деле целый набор. И у каждого этот набор свой.

1) Отсутствие целей и планов. Есть ли у вас рабочие цели и планы в работе (или у вашего отдела и фирмы, если вы кем-то управляете)? Записаны они, или вы их держите в голове? Знает ли о ваших целях и планах ваше окружение? Или вы каждому сотруднику переставляете ноги, чтобы он шел в направлении к цели.

2) Не установлены приоритеты. Эту проблему узнать просто: вы сначала выполняете простые и неважные задачи, якобы, чтобы втянуться в работу. Второй вариант: у вас есть план на день, но что и когда вы будете выполнять, в нем не обозначено.

3) Неэффективное выполнение задач. Это самая большая группа проблем. Что включает она?

Вы долго не можете начать работу – прокрастинация.

Вы часто работаете из последних сил – отсутствие отдыха.

Вы каждый раз изобретаете велосипед – нет описания процессов.

Вы постоянно переключаетесь – нет концентрации.

Вы постоянно переделываете и уточняете – нет описания процессов и концентрации.

Вы делаете некоторые задачи медленнее, чем возможно – нет развития.

Вы делаете все сами – нет делегирования.

Вы постоянно отвлекаетесь – поглотители времени.

Вы долго ищете необходимый документ – мусор.

4) Задач реально больше, чем вы можете выполнить. Здесь проблемы зачастую глубже, чем неумение составлять план на день. Это обычно страхи и неуверенность. Они возникают из-за того, что вы не можете сказать «нет» руководителю, коллегам или друзьям. Из-за того, что вы не уверены в своей компетентности и боитесь потерять работу или поддержку. Вас постоянно отвлекают не потому, что вы незаменимы, а потому, что вы безотказны. Вы проводите на работе все вечера, потому что у вас заниженная самооценка, и вы пытаетесь самоутвердиться за счет работы. В любом случае проблемы больше психологические.

5) Вы не любите свою работу. Эта проблема вобрала в себя все остальные. Вы берете на себя много задач, чтобы удержаться на нелюбимой работе, вы не ставите цели и не составляете планы. Вы не расставляете приоритеты, вы прокрастинируете, вы постоянно отвлекаетесь.

Вот из-за этих пяти блоков проблем задачи копятся, как снежный ком, и накрывают нас с головой, так что мы не видим даже, в каком направлении копать.

Мы описали, что у нас есть. Теперь предлагаю нарисовать картину, чего мы хотим достичь.

Вы приходите в офис и уточняете план на день. Потом вы начинаете выполнять задачи, согласно приоритетам. Затем вы разбираете почту, уже предварительно прореженную вашим помощником. Потом планерка: задачи записаны, ответственные назначены, сроки определены, протокол подписан и разослан. Новые задачи анализируются на соответствие целям и приоритету, и ставятся в план на текущий день (взамен менее важных), либо на будущий.

Небольшой отдых и снова к выполнению задач. Обед. Отдых. Встреча. Блок звонков. Отдых. Обзор текущих задач, контроль исполнения. Проверка почты. Все запланированное на день выполнено. Отдых. Стратегический блок: планы на будущее, оценка своих компетенций и компетенций сотрудников: как расти, куда расти. Анализ дня и план на следующий день. Дом. Хобби. Семья. Отдых.