Итак, вы решили, что больше в режиме постоянного аврала жить нельзя – иначе в скором времени можно превратиться в какого-то биоробота, который никогда ничего не успевает и вечно везде опаздывает. Настало время, наконец, немного приостановиться и навести порядок в своих делах, построить четкую систему тайм-менеджмента и строго придерживаться этой системы в дальнейшем. С чего же начинать?
Ответ на этот вопрос прост и лаконичен – начинать в первую очередь нужно с себя. Самое основное и сложное – это изменить свой образ мышления, в некотором роде – даже свое мировоззрение. Следует четко уяснить, что с настоящего момента вся ваша деятельность должна быть ориентирована на соблюдение системы учета и контроля своего времени. И здесь мы опять отметим то, о чем уже говорилось выше, в разделе «Управление эмоциями и работоспособностью»: чтобы заниматься тайм-менеджментом, необходимо достичь определенного уровня самоорганизации и самодисциплины. Несмотря на то, что в настоящее время имеется большое количество методик и программных продуктов (о некоторых из них речь пойдет ниже, в соответствующих разделах книги), ориентированных на оптимизацию и автоматизацию процессов тайм-менеджмента, вначале нужно поработать над собой, а уж затем обращаться к ним.
Для того чтобы приступить к планированию и организации своего времени, нужно провести небольшую подготовительную работу. Смысл ее заключается в том, чтобы выяснить, какое количество времени требует у вас каждый вид деятельности. Для этого необходимо в течение некоторого периода времени вести хронометраж своей деятельности, т.е. фиксировать, что, когда и в течение какого количества времени вы делаете. В большинстве случаев для получения объективной картины достаточно двух недель: если вести хронометраж, например, неделю, то этого может оказаться недостаточно; если же фиксировать все свои дела в течение месяца, то это может быть слишком утомительно.
СОВЕТ
Желательно чтобы период, в течение которого вы планируете вести хронометраж своей деятельности, был стандартным. Иначе говоря, делать это во время отпуска не имеет смысла – ведь отпускной период по содержанию кардинально отличается от нашего обычного ритма жизни.
Фиксировать необходимо даже самые незначительные, на первый взгляд, события; не следует забывать про досуг, хобби, оздоровительные мероприятия, и т.д. Это впоследствии поможет получить наглядную картину того, сколько времени уходит на каждый вид деятельности, благодаря чему можно будет решить – от чего желательно отказаться и как в целом спланировать и организовать свое время.
Обычно хронометраж событий ведется в виде краткого информационного дневника, имеющего произвольную форму. В этом дневнике фиксируются все события дня с указанием точного времени их начала (время окончания специально указывать не надо – начало следующего события автоматически означает окончание предыдущего). Пример такого дневника приведен ниже.
♦ 7.30 – подъем.
♦ 7.35 – душ, одевание, утренний туалет.
♦ 7.55 – приготовление завтрака.
♦ 8.05 – завтрак.
♦ 8.25 – утренняя сигарета.
♦ 8.30 – выход из дома на работу.
♦ 9.00 – приход на работу.
♦ 9.05 – просмотр электронной почты.
♦ и т.д.
При ведении дневника не следует упускать события, на которые в повседневной жизни мы практически не обращаем внимания, например: перекуры и кофе-паузы на работе, телефонные звонки, ожидание перед началом совещания, и т.д.
