Из требований пункта 5.11 Положения ЦБ РФ № 23-П вытекает необходимость документального подтверждения операций с использованием банковских карт соответствующими первичными документами: счетами за проживание, билетами на транспорт, квитанциями, чеками и иными документами с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов, а также отчетами о командировках. То есть оплата работником командировочных расходов по корпоративной карте не освобождает его от обязанности собирать и хранить все первичные документы, подтверждающие произведенные расходы, а также по возвращении из командировки представить авансовый отчет с приложением первичных документов.
Следует также учитывать, что, применяя корпоративные пластиковые карты, организация не освобождается от необходимости представить в банк отчет о зарубежной командировке сотрудника. В течение одного месяца с даты совершения валютных операций с применением корпоративных карт (в том числе и с использованием карт по специальным счетам, открытым в рублях) организация обязана представить в банк обоснование для совершения операций, в том числе отчет о расходах с приложением расчетных и иных документов по каждой операции (пункт 6.2 Положения № 23-П).
Кроме того, необходимо учитывать еще одну немаловажную особенность режима корпоративной банковской карты – он не предусматривает возможность взноса наличных денежных средств подотчетным лицом, например при наличии у подотчетного лица неизрасходованного аванса наличной иностранной валюты, излишне снятой с корпоративного карточного счета в период пребывания в зарубежной командировке. Нарушение этого требования Положения № 23-П рассматривается как совершение организацией незаконной валютной операции. Неизрасходованная часть суммы не будет документально подтверждена. У организации в такой ситуации будут отсутствовать основания для зачисления неизрасходованного аванса в кассу и перечисления на валютный счет в уполномоченном банке, поскольку данная наличная валюта не получалась организацией в порядке, предусмотренном Положением ЦБ РФ № 62. При проведении проверки органами валютного контроля сложившаяся ситуация будет признана незаконной операцией с наличной иностранной валютой и к организации будут применены меры ответственности, предусмотренные статьей 15.25 КоАП РФ.
Таким образом, осуществление подотчетными лицами расходов в наличной иностранной валюте, полученной с корпоративных карточных счетов организации, должно быть строго регламентировано.
Необходимо учитывать указанное обстоятельство при выборе способа обеспечения расходов подотчетных лиц, направляемых в зарубежные командировки.
Корпоративные карточные счета, открытые организацией, относятся к специальным счетам в банках. Денежные средства, перечисленные на такие счета, согласно Плану счетов должны учитываться на отдельном субсчете счета 55 «Специальные счета в банках». С целью обособленного учета наличия и движения денежных средств на карточном счете целесообразно выделить в составе счета 55 субсчет 4 «Специальный карточный счет».
Перечисление денежных средств на карточный счет отражается по дебету счета 55, субсчет 4 «Специальный карточный счет», в корреспонденции со счетом 51 «Расчетный счет», если карточный счет открыт в рублях, или со счетом 52 «Валютные счета», если карточный счет открыт в иностранной валюте.
