Учет затрат, калькулирование и бюджетирование в 2007 году - страница 8

При составлении бюджета сотруднику, отвечающему за эту работу, следует осуществить:

1) определение своей ответственности за работу, т. е. он должен понять за что он несет ответственность. Поэтому он должен получить от руководителя четкое определение того, что от него ожидается;

2) формирование основных предположений, т. е. перспектив;

3) формулирование задач, которые должны быть конкретными, реальными, достигаемыми и напряженными;

4) планирование задач, а именно:

а) определение того, насколько реалистичными являются поставленные задачи;

б) составление расписания действий;

в) создание базы контроля;

г) определение потребностей в ресурсах;

д) определение полномочий;

5) распределение ресурсов по задачам, т. е. составление сметы.

Технический аспект составления бюджетов заключается в успешности использования программной среды, в которой они будут разрабатываться. Обычно составление бюджета выполняется при помощи электронных таблиц, в которые заносятся данные по каждому подразделению. Если имеются разные версии бюджета, а также необходимо отражать фактические и прогнозные данные по его выполнению, то вместо одной таблицы каждому подразделению нужно представить несколько. Однако при наличии большого количества информации возрастает вероятность ошибок. Для устранения этой проблемы необходимо позаботится о соответствующем программном обеспечении.

Кроме этого при разработке бюджетов исполнители должны учитывать методологический аспект составления бюджетов, который требует:

1) тратить минимум бумажной работы на обоснование задач;

2) не пытаться изложить на бумаге все детали плана;

3) совершенствовать личную коммуникацию и координацию.

Для достижения максимальной эффективности планы должны быть:

1) ориентированы на результат, т. е. информация должна быть выражена количественно и иметь прямое отношение к результату;

2) конкретными и сжатыми, т. е. информация должна быть строго избирательной, изложена максимально сжато и ограничена действительно важными фактами, проблемами и этапами действий;

3) короткими. Слова следует заменять рисунками. Слова следует использовать только для:

а) описаний, таких как характеристика возможностей, проблем, этапов действий и т. п.;

б) объявлений, таких как причины изменений и отклонений;

в) оценок.

Язык должен быть скупым, поэтому необходимо пользоваться чаще короткими фразами.

Один бюджет может содержать данные о доходах и расходах либо только об одном из них. Единицы, в которых составляется бюджет, могут быть как денежными, так и натуральными. При подготовке бюджета необходимо ясно сформулировать его название и период, для которого он составляется.

Процесс построения системы бюджетов производится в следующей последовательности.

1 этап. Составляется бюджет продаж: сначала определяется цель, а потом способы ее достижения. В условиях рыночной экономики планирование продаж, а как следствие и производства будет зависеть от уровня спроса. Способы прогнозирования объемов продаж определяются спецификой производства. Возможный объем продаж может определяться на основе полученных на следующий бюджетный период заказов или прогнозов службы маркетинга.

2 этап. На базе запланированного объема продаж определяется объем и номенклатура производства. Планирование объемов производства включает определение товарного и валового выпуска продукции.

Определение товарного выпуска и уровня конечных запасов готовой продукции осуществляется из фактически имеющихся запасов на конец текущего периода, запланированного объема продаж и желаемого остатка готовой продукции на складе в конце бюджетного периода.