Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики - страница 17

В настоящей книге используется понятие «документы в электронной форме» как обобщенное наименование изначально электронных документов, электронных копий документов, электронных выписок из документов, электронных дубликатов документов. В конкретных ситуациях, когда речь идет об электронных документах, не имеющих бумажных подлинников (ЭД), либо электронных копиях документов (ЭКД), электронных выписках или дубликатах, даются необходимые уточнения.

Понятие «документы в электронной форме» фокусирует внимание именно на форме представления информации и в этом смысле соотносится с определением понятия «электронный документ», закрепленным Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Прежде всего отметим, что и бумажные, и электронные документы как предмет управленческого труда имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации. При этом характеристики документов, которые были рассмотрены нами ранее [119], дополним комментариями с позиций сегодняшних реалий.

1. Требования к оформлению документов. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. В отдельных случаях (когда не подразумевается машинная обработка информации) допустимо некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа. Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.

Ранее нам приходилось отмечать, что требования к оформлению электронных управленческих документов были определены в значительно меньшей мере и касались в основном вопросов использования электронной цифровой подписи. Сейчас ситуация изменилась. Требования к электронным документам регламентируются в рамках конкретных информационных систем и технологий взаимодействия. Наиболее важные требования для межведомственного информационного взаимодействия устанавливаются на уровне государственного регулирования. К примеру, такие требования содержатся в Постановлении Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» [36], в совместном приказе Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации № 186/258 от 27.05.2015 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» [57].

Требования к электронным документам и их метаданным в сравнении с бумажными документами являются более жесткими, так как в процессе информационного взаимодействия передача и обработка информации может не состояться, либо информация не будет доступной для восприятия человеком. Тот же результат будет, если не обеспечена совместимость программно-технических средств.

2. Время транспортировки (доставки) документа. Это одна из главнейших характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией и ее своевременное предоставление.