Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики - страница 19

5. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент. Эту возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Вместе с тем есть и особенности.

На бумажном документе следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и т. п., обычно остаются. К примеру, вспомним строки из «Евгения Онегина» А.С. Пушкина о том, что «хранили многие страницы отметку резкую ногтей». В случае электронного документа, если позволяет формат его записи, в процессе работы требуемый фрагмент можно выделить (например, цветом, шрифтом), а затем это выделение убрать (не сохранять). Можно также сохранить копию документа с пометками, комментариями, исправлениями в отдельном файле. При этом следов на исходном электронном документе не останется и его целостность не будет нарушена.

6. Возможность сделать копию документа. В случае изготовления копии документа на бумажном носителе можно использовать несколько вариантов в зависимости от применяемых технических средств. Так, на бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотопленке копии могут быть получены с помощью средств фотографирования, микрофильмирования. Электронную копию бумажного документа можно получить путем сканирования.

В случае получения копии с электронного документа трудоемкость и затраты времени на копирование значительно уменьшаются. Так, можно либо скопировать файл, либо дополнительно распечатать документ, либо вывести информацию на микрофотоносители и т. п. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте, может быть размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему других пользователей (например, корпоративные системы документооборота, корпоративные порталы, облачные хранилища, официальные сайты в сети Интернет и т. п.). В таком случае исключается необходимость изготовления бумажных копий документа.

7. Утомляемость при работе с документами (без учета характера и содержания информации). С бумажными документами можно работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействованы несколько органов чувств: не только зрение, но и осязание, а иногда даже обоняние. К примеру, осязание позволяет различать качество бумаги, ее толщину, иногда ветхость или помятость. Благодаря обонянию можно уловить запах старой бумаги, типографской краски, другие запахи (вспомним, что в прошлом и позапрошлом веках светские дамы нередко наносили духи на свои письма). При работе с электронными документами эти ощущения остаются в прошлом.

Из органов чувств при работе с документами основная нагрузка приходится на зрение. Вместе с тем в настоящее время в результате совершенствования компьютерной техники, в том числе мониторов, утомляемость при работе с электронными документами заметно уменьшается, а использование сенсорных экранов задействует также тактильные ощущения. При работе с документами с использованием мобильных устройств так же, как и при работе с бумажными документами, можно произвольно менять позу или двигаться.

8. Необходимость специального оборудования рабочего места для восприятия информации. Для восприятия информации обычного документа на бумажном носителе специальных условий не требуется: достаточно лишь приемлемого освещения.

Для работы с электронными документами нужен компьютер, а при необходимости их передачи адресату – телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование портативных компьютеров и мобильных средств связи облегчает эту задачу. В любом случае важно помнить об электропитании и своевременной зарядке мобильных устройств.