Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики - страница 21



Для электронных документов эта задача решается использованием средств регламентации доступа пользователей и защиты от несанкционированного доступа к компьютерной технике, каналам связи, информационным системам, протоколированием действий пользователей, использованием средств криптографической защиты информации и т. п. Отдельная проблема – защита от компьютерных вирусов и хакерских атак. В целом в условиях применения электронных документов важно сочетать технические и организационные меры обеспечения информационной безопасности и защиты информации.

11. Сфера применения (бытования) документов. Документы на бумажных носителях в настоящее время применяются повсеместно. Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы.

В результате за последние годы произошли качественные изменения в двух главных аспектах:

от использования компьютерной техники лишь для подготовки управленческих документов (по сути как более совершенного средства, заменяющего пишущую машинку) к возможности выстроить целостные технологии, основанные на применении электронных документов и электронного взаимодействия;

на этой основе осуществляется переход от применения отдельных документов на машинном носителе к массовому применению электронных документов.

Таким образом, приведенное сопоставление электронных и бумажных документов по характеристикам, важным для повседневной работы в сфере управления еще в недавнем прошлом, в новых условиях снимает большинство встречавшихся ранее возражений против использования электронного управленческого документооборота. Теперь документы в электронной форме используются все более активно, в практике управленческой деятельности реализуется смешанный электронно-бумажный документооборот.

Таким образом, традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Соответственно, нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (так называемые документы со сроком хранения «Постоянно», поступающие затем в государственные архивы). С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего для доведения информации и ее поиска в информационном ресурсе) электронные документы имеют неоспоримые преимущества.

Реализация смешанного документооборота позволяет осуществлять поэтапное расширение сферы применения электронных документов. Данное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота. Кроме того, использование в обозримой перспективе смешанного электронно-бумажного документооборота позволяет принимать во внимание преимущества и недостатки бумажных и электронных носителей информации [119, с. 99]. К аналогичному выводу приводит анализ зарубежного опыта управления электронными документами [143, с. 385–386].