Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики - страница 20

9. Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком. Сохранность документов на бумажном носителе определяется довольно длительным периодом ее старения и разрушения, который зависит от качества бумаги. К примеру, существует так называемая «бескислотная» бумага, срок стойкости которой исчисляется столетиями. Кроме того, важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернил, пасты, а также средств, используемых в матричных, струйных или лазерных принтерах, и т. п.). Для восприятия информации через длительное время не требуются специальные устройства для ее преобразования, достаточно знания языка, на котором написан текст документа.

При работе с электронными документами важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Еще не так давно в числе возможных (но не значит, что вполне приемлемых) способов хранения электронных документов предлагалось сохранять также соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации (и, соответственно, обучать персонал пользованию этими средствами для выполнения информационных запросов) или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.

В настоящее время существует или разрабатывается ряд методов, позволяющих избежать таких мер. К их числу относится эмуляция (англ, emulation), под которой в данном случае понимается воспроизведение функционирования одной информационной системы с помощью другой информационной системы (реализованной другими аппаратно-программными средствами). К числу иных способов относятся конверсия (англ, convertion – перемещение документа с одного носителя на другой или преобразование из одного формата в другой), а также миграция (англ, migration – перемещение документа из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования). В настоящее время конверсия и миграция являются наиболее распространенными способами обеспечения сохранности электронных документов, что подтверждает ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов». При этом во вводной части указанного стандарта отмечается, что на момент его разработки ни один из известных методов обеспечения долговременной сохранности электронных документов не был признан предпочтительным [78].

При работе с бумажными документами для обеспечения их физической сохранности в архивах может создаваться фонд пользования (как на бумажных, так и на других носителях информации) или страховой фонд. Аналогично для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации.

С учетом техногенных факторов для обеспечения сохранности информации в системах электронного документооборота и архивов необходимо решать задачи обеспечения непрерывного, устойчивого функционирования информационной системы в целом.

10. Информационная безопасность. Для бумажных документов защита информации от несанкционированного доступа (а, значит, угрозы от неправомерного использования, модификации, уничтожения и разглашения содержания документа) может быть обеспечена физической недоступностью документа (например, хранение в сейфе, в запираемом ящике стола и т. п.), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах (передача под расписку), а также другими организационными мерами.