Управленческий учет. Автоматизация учета и управления в малом и среднем бизнесе - страница 8

Мнение формулируется примерно таким образом: «построение системы учета следует начинать с построения системы отчетов, т.к. состав и структура учетных регистров определяются теми отчетами, которые требуется получать из системы».

Вторая версия этого мифа: «учет и отчетность составляют единый иерархический комплекс, который требуется возводить системно, оптимизируя потоки данных и их хранение». При этом подразумевается, что знанием того, что же такое «системно» обладают только специалисты консалтинговой компании, предлагающей свои услуги.

Ключ к пониманию реальных взаимоотношений между учетом и отчетностью предлагается искать все там же – в области здравого смысла и простейших понятий.

Что такое учет? – система правил и технологий сбора (фиксации) и хранения информации о событиях, влияющих на экономику организации.

Что такое отчетность? – набор, или система, отчетов и документов, представляющих накопленную в учете информацию. Ключевым является слово «представление» – показ ситуации с различных сторон на основе одних и тех же данных.

С помощью различных «простых» отчетов мы как бы рассматриваем один и тот же предмет, или организм предприятия, с разных сторон, под разным углом зрения, в разных диапазонах – инфракрасном, видимом, рентгене, прослушиваем стетоскопом, изучаем график температуры (шутка).

Сложные отчеты позволяют представить некоторые комплексные величины – уровень тренированности организма, иммунный и гормональный статус и т. п. А соотношение между учетом и отчетностью?

Путаница возникает на нижнем, «бытовом» уровне, когда «сырые» данные учета практически не различаются с «простыми» отчетами ни по форме, ни по сути. Однако как только потребитель и производитель становятся разными лицами, а организация укрупняется до размеров больше 10—15 человек, эти понятия пора разделять.

Учет – когда медсестра ставит и вынимает градусники, записывает показания в тетрадочку. Отчетность – это графики температуры по каждому больному, построенные на основании данных из тетрадочки, и знаменитая «средняя температура по больнице», и отчет-вывод-обобщение «температура скачет – больного лихорадит».

Во-первых, это две различные системы – одна ориентирована на хранение данных, другая на их представление (показ).

Цель первой – объективность, т.е. фиксация одинаковых событий одинаковым образом.

Цель второй – прозрачная субъективность, т.е. представление такое, которое помогает принимать решения, при этом не навязывая решение человеку, имеющему обязанность решать.

Во-вторых, они связаны соотношениями запрос-ответ. Отчетность говорит: я собираюсь представить ситуацию таким вот образом. Мне требуются такие-то данные, а сложить-перемножить я могу и самостоятельно. Учет всего лишь «вываливает» нужное количество данных, а еще точнее – предоставляет системе отчетности право доступа к продекларированным в запросе массивам данных.

В-третьих, учет и отчетность ведутся в разных режимах. Учет желательно вести в режиме реального времени «от события», «по прерыванию» – как только событие произошло, тут-то его и учли (а то и на пару минут раньше).

Отчет делается тогда, когда это требуется для принятия решения («по запросу»).