Управление проектами. Правильный путь для начинающих - страница 13

– Закрытие закупок (вспомогательный процесс для фазы или процесса завершения проекта) – процесс завершения всех закупок проекта. Может получится так, что вами все еще не произведены закупки (в поиске минимальной цены, например) необходимого, а проект остановился, так как без этого нет возможности продолжать работу. Чтобы так не получилось, не нужно забывать про сроки и про баланс между ценой и качеством.

– Приемо-сдаточное управление – это процесс обеспечения того, чтобы выпуск проекта соответствовал потребностям и требованиям, установленным заказчиком. Обычно в этом процессе осуществляется пользовательское приемочное тестирование для обеспечения соответствия выходных данных установленным требованиям. Процесс тестирования позволяет реальным заказчикам проверить проект и определить, готов он для выпуска или нет. Приемо-сдаточное управление также позволяет легко собрать результаты тестирования.

– Управление коммуникациями – это процесс определения того, как поддерживать связь между проектной командой и всеми заинтересованными лицами, передавая только самую важную информацию в наиболее эффективное время. Реализуя стратегию управления коммуникациями, руководитель проекта должен четко понимать, что ключевая информация должна быть собрана и актуализирована в нужные моменты, кто должен быть участником процесса коммуникации. Эта стратегия помогает проектной команде, решить, как и когда будет связь, а также какие коммуникации являются наиболее важными для получения конкретной информации. Управление коммуникациями также предоставляет команде время для проработки и вычитки сообщений перед их отправкой. Регулярное общение помогает команде достичь более точных промежуточных результатов по мере реализации проекта.

Финальной частью этапа выполнения работ является обзор проекта и заполнение документа «Форма обзора». Его стоит проводить всегда, вне зависимости от размера проекта. Форма обзора проекта должна содержать информацию о том, как проект продвигается к завершению, если он имеет проблемы на текущий день, и какие препятствия или риски были устранены. Следует особо отметить, были ли какие-то мероприятия официально запланированы.

Этап «Закрытие»

Мы подошли к завершающей стадии процесса управления проектом, заключительному этапу.

Этот этап позволяет руководителю проекта и проектной команде официально закрыть проект и предоставить всю собранную и подготовленную информацию вышестоящему руководству.

На этом этапе проектная команда так же передает всю документацию по проекту клиенту в архив, сам проект закрывается, отношения с поставщиками прекращаются, проектная команда расформировывается. Тут стоит уточнить – написанное выше не ведет к увольнению сотрудников (конечно, если увольнение не планировалось), это просто освобождение человеческих ресурсов, чтобы появилась возможность сформировать проектную команду под новый проект или перераспределить специалистов по текущим (усиление текущих команд). Не забывайте, что после сдачи проект нужно поддерживать и на это так же необходимо зарезервировать время специалистов. Если клиент оплатил поддержку, то при роспуске команды нужно оставить ряд специалистов на проекте для осуществления работ по поддержке или выполнения мелких доработок в рамках договоренностей.

Так же нужно провести Ретроспективу проекта – финальный обзор проекта, который позволяет взглянуть на весь проект, понять, что вы сделали в целом и в разных частях проекта, поделиться мнениями между членами проектной команды, выявить, что сделано не так, а что правильно. Ретроспектива проекта дает возможность определить, был ли проект неудачным или успешным, позволяет улучшить взаимодействие членов команды и ее работу. Для большей эффективности стоит проводить ретроспективы на регулярной основе, например, после каждого спринта или релиза. Так же важно для всей проектной команды, чтобы ретроспектива проекта была завершена вместе с окончанием проекта. Психологически это даст ощущение завершенности и практически позволит участникам донести до всей команды то, чему они научились на собственном опыте и опыте коллег. Похоже, что основная деятельность этапа описана. Когда заканчивается один этап, открывается следующий, крайне важно обеспечить преемственность от одного к другому. Материалы, разработанные на одном этапе, переносятся на следующий, влияя на то, как проект будет развиваться на всех последующих этапах.