Если в договоре не оговорен конкретный срок ответа на претензию, необходимо указать срок, в течение которого организация просит выполнить указанные в претензии требования. Они должны быть изложены в довольно жесткой, но при этом вежливой форме. Эта позиция должна быть выражена четко и однозначно, чтобы должник понимал, что конкретно от него требуется.
К претензии необходимо приложить копии документов, на которые организация ссылается, или текст претензии должен содержать ссылку на то, что все необходимые документы у должника имеются. Это лишит должника оснований для ответа, что у него отсутствуют какие-либо документы и т. п.
Текст претензии не должен быть слишком большим по объему. Желательно, чтобы он не превышал двух страниц машинописного текста формата А4.
2.3. Направление претензии
Не стоит забывать о такой кажущейся мелочи, как способ отправки претензии недобросовестному контрагенту. Письмо с претензией желательно направлять заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Претензионная переписка с должником не только имеет формально-процессуальное значение, но и поможет в суде при доказывании наличия долга, так как в ответах должника на претензию может содержаться признание факта существования задолженности, признание надлежащего исполнения договорных обязательств или другие обстоятельства, имеющие значение для рассмотрения дела.
Отдельный вопрос – кому направлять претензию. В крупных организациях кредиторской задолженностью нередко занимается конкретный исполнитель, и высшее руководство об этом не знает. В связи с этим обстоятельством претензию лучше направить по нескольким адресам (непосредственно менеджеру-исполнителю, генеральному директору, председателю совета директоров, главному бухгалтеру и т. д.). Желательно отправку претензии сопроводить звонком каждому из адресатов.
Претензию лучше направлять всеми возможными способами одновременно и по всем адресатам, что позволит создать определенное информационное давление.
При отправке претензии, да и любой другой юридически значимой корреспонденции (например, копии искового заявления) в адрес юридического лица, необходимо учитывать сложившуюся в Москве, а возможно, и в других городах, следующую практику. В учредительных документах организации при ее государственной регистрации указывается один адрес, а фактически она располагается по другому. Юридическое лицо, зарегистрированное по одному адресу, фактически может находиться в другом месте.
Ни для кого не секрет, что существует целый бизнес торговли юридическими адресами, цены на которые отличаются в зависимости от того, на территории какой налоговой инспекции находится адрес. По одному юридическому адресу могут быть зарегистрированы сотни организаций. Государственные органы, прежде всего Росрегистрация и налоговая инспекция, ведут активную борьбу с этим явлением, для чего составляются списки «неблагонадежных» юридических адресов. По ним периодически проводятся проверки. В случае попытки регистрации изменений в учредительные документы, связанных с изменением места нахождения на такой адрес, межрайонная инспекция ФНС России делает запрос собственнику помещения о том, действительно ли он сдает помещение в аренду данному юридическому лицу. Если от собственника поступает отрицательный ответ, налоговая инспекция отказывает в регистрации изменения места нахождения.
