20 шрамов руководителя - страница 40

Одним из инструментов может быть создание общего календаря компании позволяющего четко определить задачи, сроки исполнения и ответственных лиц. Ведь, как сказал известный гуру и бизнес-тренер Брайн Трейси, "Календарь – это ваш лучший сотрудник, который никогда не опаздывает и не забывает".

Планирование на Бумаге: создание общего календаря

Ключ к эффективному планированию – это внесение всех задач и сроков исполнения в общий календарь компании. Это дает вам возможность видеть общую картину, избегая затруднений с памятью и напоминаниями.

Например, такой подход широко используется в компании Google. У всех есть открытый доступ к календарю. Там каждый сотрудник, включая руководителей указывает по часам свои задачи.

Например, работа над проектом с 10-12, обеде 12.30-13, поездка к покупателю 14 – 16.30.

И тогда каждый видит – кто чем занят, можно найти время, что согласовать свои встречи с руководителем и прочие дела. Еще раз повторю – сотрудники имеют доступ к общему календарю, где отображаются сроки проектов, важные встречи и события, отпуска, болезни. Любой сотрудник и руководитель, посмотрев на календарь понимает – кто чем занят, когда будет время, чтобы обратиться или наметить нужную встречу, без лишних звонков, писем и прочее.

Анализ невыполненных задач: понимание причин неполадок

Не успели выполнить задачу в срок? Это не повод для паники, а возможность для анализа, сделайте беспристрастный разбор причин невыполнения задач для предотвращения их в будущем.

Почему это необходимо добиваться от всех сотрудников – для того, чтобы Вы, как руководитель понимали, где у Вас слабое место. Вы может считаете, что знаете о нем, но лучше убедиться в том, что Вы действительно владеете релевантной информацией

В одной из компаний, с которой я сотрудничал была проблема в эффективности складских остатков. Думаю, что многие меня поймут. И поскольку это сказывалось на качестве оказания услуги руководитель принял решение, на основе анализа, о введение собственного штрихкодирования. Он выбрал систему, которую позволяла далее при помощи мобильного телефона проверять наличие товара на складе. У него пересортица и затраты на замену товара снизились практически на 100%, скорость выписки документов выросла в разы, и при этом он смог освободить часть персонала – кладовщиков.

Например:

Amazon известен своим подходом к анализу неудач, который позволяет компании постоянно совершенствоваться и избегать повторения ошибок.

Оценка сложности и масштаба задач: искусство предвидения

Исходя из календаря Вы сможете через некоторое время оценивать сложность и масштаб задач, чтобы избежать перегрузки и неудачных планов.

Примером может служить подход SpaceX Илона Маска, который активно использует методы оценки рисков для планирования масштабных космических проектов.

Еженедельные отчеты: отслеживание прогресса

Еженедельные отчеты о прожитой неделе – это необходимый инструмент для контроля над прогрессом и реальным выполнением поставленных задач. Не надо только требовать, чтобы Ваши работники делали это вручную, наладьте систему автоматических отчетов.

Этот подход используется в таких компаниях, как Tesla, где еженедельные обзоры позволяют выявлять проблемы и принимать оперативные меры для их решения.

Понимание временных рамок: реалистичные ожидания

Ни у кого из нас нет волшебной палочки, способной предугадать точное время, необходимое для выполнения каждой задачи. Поэтому важно быть реалистичным в оценках временных ресурсов и не забывать учитывать возможные факторы, которые могут повлиять на выполнение работы.