Заключительное замечание.
Совещания не оправдывают затрат времени, если проводятся полуформально, не оставляя уверенности в сопричастности руководства предприятия. Поэтому имеют смысл личное участие «самого главного лица» и его выступление по соответствующему вопросу. В последующей повседневной работе участники совещания должны убеждаться в том, что оно не было простой говорильней, а дало ощутимые результаты.
Протокол совещаний.
Сотрудник, проводивший ежедневное рабочее совещание, в течение 15 минут после его окончания по электронной почте отправляет служебную записку с результатами совещания руководителю предприятия, где отражает:
наличие сотрудников на совещании (указывает, кто отсутствовал, кто опоздал и кратко причины);
наиболее значимые проблемы, которые были озвучены в ходе совещания, а так же выводы, которые были сделаны и озвучены персоналу;
наиболее значимые задачи на текущий день, смену, месяц, сроки их реализации и ответственные;
наиболее значимые вопросы от сотрудников ТЦ, на которые самостоятельно не может ответить или принять по ним решение.
Руководитель предприятия, после проведения еженедельного совещания в течение данного рабочего дня на основании результатов проведённого совещания и служебных записок с результатами ежедневных рабочих совещаний, готовит протокол совещания, где отражает:
наиболее значимые недостатки в организации рабочего дня;
наиболее значимые недостатки в области исполнения требований трудовой дисциплины;
наиболее значимые проблемы в области работы предприятия;
наиболее значимые вопросы сотрудников предприятия;
план работ по устранению всех недостатков, проблем и решению производственных и прочих вопросов персонала предприятия, определяет сроки выполнения работ и назначает ответственных.
Копия протокола размещается на «Доске качества» в цеху. Копия протокола по электронной почте отправляется генеральному директору и руководителю клиентской службы.
Правила проведения совещаний по качеству.
Собрание по качеству проводит руководитель предприятия. На собрании присутствует весь персонал предприятия, работающий в день его проведения.
Подготовка к собранию по качеству:
Менеджер клиентской службы до 3-го числа каждого месяца обрабатывает результаты телефонного опроса клиентов предприятия (отдельно механического и кузовного цехов) за прошедший месяц и в утвержденной форме в виде графиков и таблиц представляет результаты руководителю ТЦ и маркетологу.
Менеджер клиентской службы до 3-го числа каждого месяца обрабатывает и представляет результаты руководителю ТЦ и маркетологу по всем полученным письменным и устным жалобам, претензиям в адрес работы предприятия.
Менеджер клиентской службы до 3-го числа каждого месяца обрабатывает и представляет результаты руководителю ТЦ и маркетологу по всем полученным благодарностям в адрес работы предприятия.
Менеджер клиентской службы обрабатывает результаты исследований «Таинственный клиент и предоставляет информацию руководителю ТЦ и маркетологу к полугодовому и к годовому общему собранию по качеству.
Руководитель предприятия обрабатывает информацию «Журнала повторных обращений» за прошедший месяц.
Руководитель ТЦ производит анализ информации поступившей от менеджера клиентской службы.
Руководитель ТЦ проводит собрание по качеству следующим образом:
Дает комментарии по положительным моментам и поздравляет с этими достижениями коллектив.
