Азбука бухгалтера по учёту предприятия на примерах - страница 11

Сроки хранения типовых документов

Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается (пункт 24 ФСБУ 27/2021).

1.Федеральный закон №402-ФЗ статья 29 пункт1:

Организации должны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года.

Пункт 2:

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчётности в последний раз.

Внимание!

Документы за 2019 год должны храниться с 2021 года по 2025 год включительно, в 2020 году они использовались для составления бухгалтерской отчётности.

Необходимо обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учёта и их защиту от повреждений.

Ответственность за организацию хранения учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности несёт руководитель организации.

2. Налоговый Кодекс регламентирует хранить первичные документы не менее пяти лет. Перечитаем ст.23 НК РФ п.1 пп.8:

в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.

3.Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125 -ФЗ «Об архивном деле в РФ» (в новой редакции действует с 01.01.2024 года).

Статья 17.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона. (в ред. Федеральных законов от 18.06.2017 №127-ФЗ, от 14.07.2022 №339-ФЗ).

На государственное хранение принимается документация, имеющая важное научно-техническое, культурное, историческое, экономическое значение, отражающая важные этапы в истории страны, региона, культурной жизни и т. д.

Все организации можно условно разделить на две части:

– те, которые в процессе своей деятельности создают исторически ценные документы (министерства, органы власти, научно- исследовательские институты и т.п.);

– те, которые не создают таких документов (магазины, предприятия бытового обслуживания и т.п.).

На документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения, составляется акт, приказ директора.