Финансовая трансформация: от долгов к свободе - страница 17

Разбор порядка ведения учета ежемесячных расходов будем делать на примере отчетов за первый квартал 2025 года. Для начала сделаю небольшое пояснение. Ежемесячный отчет состоит из нескольких связанных таблиц, расположенных друг под другом на одном листе. Верхняя таблица «Таблица учета месячных расходов» содержит итоговые значения расходов по всем категориям, а также разницу между плановыми и фактическими значениями. При этом важно отметить, что в этой таблице я использую термин «располагаемая сумма». Эта сумма состоит из суммы плана по категории и образованной разницы с предыдущих периодов по соответствующей категории расходов, и в зависимости от того, какая была разница (положительная или отрицательная), располагаемая сумма может быть больше или меньше плановой, зафиксированной в БДР. Далее отчет включает таблицу учета расходов по категориям, где учитываются расходы на конкретные виды товаров и услуг. Поскольку для себя я определил 5 больших категорий переменных расходов, то и учет ведется по данным категориям. Но в силу того, что таблица большая, нет технической возможности представить ее в полном виде. Поэтому дальнейший разбор будем проводить, рассматривая ее составные части по отдельности.

Итак, ниже представлена Таблица учета месячных расходов Январь 2025 года. Для удобства объяснения я выделил разными цветами необходимые столбцы и строки.

Фиолетовым цветом выделен столбец с названием «Сумма фактических расходов по категориям». В нем содержится сумма месячных расходов по каждой из категорий.

Бирюзовым выделена часть строки №15. В каждой ячейке этой строки содержится общая сумма всех переменных расходов за неделю. Период, за который этот расчет производится, прописан в строке №3. Это сделано для того, что можно было видеть, в какие недели месяца было наибольшее или наименьшее количество расходов.

Но главное, на что нужно обратить внимание – это формула в выделенной ячейке B9 – в ней содержится ссылка на лист «БДР на 2025 год». Я предпочитаю минимизировать усилия, поэтому мне лень постоянно вручную вписывать значения. Во-первых, можно допустить ошибку, а расчеты, даже личные, любят точность. Во-вторых, исправление в одном отчете порождает необходимость менять данные во всех отчетах, что очень долго по времени. Вдобавок всегда есть риск пропустить что-то и не внести исправление, а когда итоговые цифры не сойдутся, придется очень долго искать место ошибки. И подобные ссылки позволяют вносить изменения в несколько таблиц одновременно. Также подобные перекрестные ссылки позволяют моделировать ситуации. Например, можно изменить какие-то параметры одного и нескольких отчетов и посмотреть, как это повлияет на общий финансовый результат, чтобы взвешенно и своевременно принимать те или иные финансовые решения.

Теперь еще раз обратимся к БДР. Если в ежемесячных отчетах содержатся ссылки на плановые значения соответствующего месяца, закрепленные в БДР, то БДР в столбцах «Факт», содержатся ссылки на ежемесячные отчеты по соответствующему месяцу. Например, столбец C «Январь Факт» содержит ссылки на столбец H листа Январь «Сумма фактических расходов по категории» (выделен фиолетовым цветом в предыдущей таблице).

Теперь обратимся к квартальному отчету и посмотрим, как дела обстоят там.

В квартальном отчете точно также нет ручного ввода данных. Во всех столбцах как с плановыми, так и с фактическими показателями содержатся ссылки на годовой БДР. То есть при изменении данных по фактическим результатам в ежемесячном отчете, эти данные сразу же изменяются во всех таблицах.