ИИ для фасилитаторов. От подготовки до проведения - страница 3

Фасилитация больших групп

Работа с большими группами представляет собой уникальную задачу, особенно когда необходимо обеспечить, чтобы все были на одной волне. Представьте себе сессию с десятками, а то и сотнями участников. Сохранять синхронность всех участников – это как пытаться пасти кошек.

Я как-то была приглашена провести сессию по планированию OKR для крупной холдинговой компании. В сессии участвовали как руководители функциональных отделов, так и региональные директора, всего около 90 участников, которым нужно было согласовать три OKR. Самая сложная часть этого процесса для фасилитатора – это собрать все идеи о том, на чем сосредоточиться в предстоящем квартале, сгруппировать их, а затем провести голосование, чтобы выбрать три наиболее важные приоритета. Даже в небольших группах это занимает как минимум полчаса, а с 90 людьми – это грандиозная задача! Несмотря на то, что мы разделили их на мини-группы, количество созданных ими стикеров все равно было огромным.

Техническая сложность здесь заключается в обеспечении того, чтобы каждый участник мог видеть, что написали другие. В эпоху до ИИ я фотографировала флипчарты и проецировала их на большой экран. Теперь ИИ улучшил этот процесс.

Улучшение традиционных стикеров с помощью ИИ. Участники в малых группах все еще работают с физическими стикерами. Когда приходит время консолидировать идеи из разных подгрупп, мы переносим ключевые моменты на электронные стикеры на доске Miro. Мы фотографируем, и ИИ творит чудеса, распознавая текст и преобразовывая его в стильный цифровой формат на доске Miro. Конечно, иногда он путает «OPEX (операционные затраты)» с «орехами», но пару ручных корректировок – и всё возвращается на круги своя.

Быстрая кластеризация. Даже когда подгруппы записывали только самые важные идеи на стикерах, их всё равно было много! В традиционной ситуации кластеризация – это наиболее времязатратный процесс, особенно поскольку критерии группировки карточек никогда не четко определены. В зависимости от опыта группы, даже для 12—20 человек это обычно займет от получаса до полутора часов. Здесь нам помог ИИ, интегрированный в Miro. ИИ сгруппировал все стикеры всего за минуту! Затем мы потратили 20 минут на проверку каждой группы, чтобы убедиться, что все стикеры правильно классифицированы, внося небольшие корректировки, где ИИ неправильно понял контекст из-за специфических корпоративных терминов.

Название кластеров. Присвоение названий кластерам может быть утомительным делом, но не когда ИИ берется за это. Он анализирует стикеры и предлагает названия, которые точно отражают идеи. Это не только ускоряет процесс, но и помогает поддерживать ясность.

Эта эффективность позволила нам выполнить обычно времязатратное задание всего за несколько минут, давая фасилитаторам возможность сосредоточиться на более критических аспектах сессии, обеспечивая лучшее вовлечение и результаты. Это не только резко сократило время, обычно затрачиваемое на эту деятельность, но и наглядно продемонстрировало участникам эффективность применения ИИ в бизнес-ситуациях.

Усиление мозгового штурма с помощью ИИ

Вспомните, когда вы в последний раз сталкивались с «чистым листом» во время мозгового штурма. С ИИ, доступным практически на каждом телефоне, мы можем побуждать участников использовать ИИ как сопартнера, генерируя идеи наряду с группой. Это может помочь преодолеть начальные сомнения и предоставить неожиданные перспективы, обогащая процесс мозгового штурма. Представьте, как ИИ вводит уникальные углы зрения или упущенные идеи, которые могут направить обсуждение в захватывающие новые направления.