Вот как может выглядеть момент встречи, например, двух деловых партнеров.
Встречает деловых партнеров один из топ-менеджеров компании, а если приезжают иностранные партнеры, то среди встречающих должен быть переводчик.
При рассадке в автомобили самым почетным местом, которое должен занять самый статусный гость, является место на заднем сиденье справа. Самым распространенным вариантом в деловом общении можно назвать ситуацию, когда прибывают гость и сопровождающее его лицо. В этом случае рассадка в автомобиле выглядит следующим образом:
1. Главный гость – заднее сидение справа (представительское место);
2. Представитель принимающей стороны – рядом с водителем;
3. Второй гость – заднее сидение слева.
Телефон звонит.
Общение по телефону все больше заменяет личное общение, поэтому умение правильно и эффективно разговаривать по телефону становится все более актуальным.
Какие же правила использования телефона приняты в деловом мире?
Не срывайте трубку после первого звонка. Почему? Поднимая трубку после третьего звонка, вы успеете настроиться на разговор.
На работе вы имеете дело только с деловыми звонками, поэтому соблюдайте правила: не «алёкайте», не заставляйте абонента тратить драгоценное время на выяснение того, куда же он попал.
Существует международный стандарт ответа по телефону.
Подняв трубку, необходимо поздороваться и четко назвать свою организацию, представиться, например:
«Здравствуйте! Компания „Эталон“, экономический отдел, главный экономист Лосева Маргарита».
Это стандарт, поэтому не надо добавлять в него ни одного лишнего слова!
ОТРАБОТАЙТЕ ЭТОТ СТАНДАРТ, ДОВЕДЯ УМЕНИЕ ОТВЕЧАТЬ ПРАВИЛЬНО ДО АВТОМАТИЗМА.
Как найти подход к собеседнику с самого начала
• Доброжелательный тон;
• улыбка;
• четкая дикция;
• обязательно используйте имя собеседника три раза: в начале, середине и конце разговора.
Это важно!
Говорите четко, старайтесь придерживаться темпа речи в 120—150 слов в минуту.
Не нужно кричать. Разговаривайте по телефону нормально, так же, как с сидящим напротив вас собеседником.
Если позвонивший не представился, то спросите его:
«Простите, могу я узнать, как вас зовут?» или «Простите, как к вам обращаться?»
Очень важна интонация. Используйте уважительно-почтительную интонацию. Недопустим безразличный или менторский тон. Поздороваться лучше с улыбкой, как и при личной встрече.
Улыбка хорошо слышна в голосе и поможет установить контакт.
Иногда бывает, что вы не можете сами решить проблему звонящего, постарайтесь выяснить имя человека, который смог бы ему помочь, и сообщите его номер.
Приучите себя заканчивать разговор кратким резюме: сообщите собеседнику о том, что вы собираетесь сделать в результате разговора сами и что собирается сделать ваш собеседник.
Например: «Хорошо, Сергей, мы договорились, что вы сегодня же направите нам ваше коммерческое предложение».
Не забывайте поблагодарить собеседника за звонок.
Первым кладет трубку позвонивший. Если звонок прервался, перезванивает инициатор звонка либо более низкий по статусу человек.
Прежде чем снять телефонную трубку, подумайте: а обязательно ли звонить этому человеку? Может быть, лучше сначала послать письмо по электронной почте, а позвонить потом, когда человек познакомится с информацией?
В том случае, когда вопрос, по которому вам необходимо связаться с кем-то, не является срочным, следует отдавать предпочтение электронной почте.
