Если же вопрос является срочным и вам необходимо сообщить собеседнику большой объем информации, то отправьте эту информацию перед телефонным звонком. Тогда вы сможете разговаривать предметно.
В практике делового общения есть совершенно определенные ситуации, когда без телефонного звонка не обойтись:
• вы хотите быстро сообщить или получить определенную информацию;
• вам надо выяснить мнение того или иного должностного лица по интересующему вас вопросу;
• вам нужно получить согласие на конкретные действия вышестоящей инстанции;
• вам надо уточнить, остается ли в силе прежняя договоренность о встрече с кем-то;
• вам необходимо сообщить партнеру об изменении ситуации;
• вы договаривались с кем-то о телефонном звонке.
Если же вы решили, что необходим именно телефонный разговор, то нужно к нему обязательно подготовиться.
Чтобы разговор был успешным, необходимо продумать свои слова и возможную реакцию собеседника на каждом этапе разговора.
Когда вы звоните сами, сначала представьтесь, а затем обязательно поинтересуйтесь, может ли собеседник в данный момент уделить время разговору с вами. Получив утвердительный ответ, сразу четко объясните цель звонка.
Во время разговора давайте понять вашему собеседнику, что вы его внимательно слушаете и вам понятно то, что он говорит.
Используйте для этого техники поддержки, говорите время от времени слова: «да», «понятно», «конечно», «верно», «действительно» и др.
Практикум
Как нужно готовиться к серьезному деловому разговору?
Задание. Подготовьтесь к сложному и важному для вас телефонному разговору по плану, предложенному ниже, и сделайте звонок. Обдумайте результат и решите, подходит ли вам этот план.
• Запишите цели разговора: кому и зачем вы делаете звонок? Целей может быть несколько (главная и дополнительная цель на случай отказа).
• Запишите вопросы, которые вам надо обсудить с собеседником: имейте все необходимые записи перед глазами и делайте пометки по мере их решения.
• Продумайте, когда звонить: самым лучшим временем для звонка считается начало рабочего дня или время сразу после обеда.
Позвонив в это время, вы меньше рискуете нарушить рабочий график другого человека. Если абонента трудно застать в офисе, то постарайтесь заранее выяснить, в какое время его можно застать на месте.
• Заранее подготовьте все нужные бумаги: подумайте, какие важные бумаги и документы могут вам понадобиться (справочные данные, деловые бумаги по теме разговора и обязательно блокнот для записей и пр.).
• Понадобится информация, на которую, возможно, во время разговора придется ссылаться, и информация, которую может запросить собеседник. Все это следует приготовить и иметь перед глазами.
• Продумайте начало разговора: желательно еще до начала звонка подумать о том, кто может взять трубку.
Конец ознакомительного фрагмента.
