Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет - страница 16

12. Независимо от степени и длительности знакомства с деловым партнером, при проведении с ним официальной переписки в качестве обращения в деловом письме короткая форма имени, например Ань, Вань, не применяется.

13. Деловая переписка ведется от имени компании, поэтому независимо от степени и длительности персонального знакомства авторов с деловым партнером необходимо сохранять обращение на «вы», которое помогает сохранить необходимый официоз, выдержать межличностную дистанцию, а также является проявлением уважения.

14. Между заключительной частью и именем авторов следует оставлять четыре интервала, чтобы хватило места для подписи и (или) печати.

15. Еще одно правило делового этикета гласит: заканчивает переписку по электронной почте первым ее инициатор, т. е. тот, кто ее начал.

16. Обязательно сохраняйте историю сообщений. Для этого на полученное письмо нужно отвечать не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию и позволит иметь быстрый доступ к хронологии событий, а также минимизирует риски отправки написанного сообщения в спам.

17. На предприятиях с высоким уровнем корпоративной культуры, как правило, существует единый стандарт оформления корпоративных электронных писем, который включает в себя следующую информацию:

•  структуру самого письма;

•  тему сообщения;

•  правила обращения к адресату;

•  реквизиты подписи (ФИО, должность, контактные телефоны, адрес электронной почты и ссылку на сайт компании);

Подобная практика является правилом хорошего тона и повышает узнаваемость компании.

18. На передовых предприятиях, заботящихся о своем положительном имидже как делового партнера: заказчика, подрядчика, поставщика, исполнителя или работодателя, обычно оперативно дают любую обратную связь своим деловым партнерам, например, словом «принято».

19. Если специфика бизнеса вашего делового партнера связана с большим количеством коммуникаций по электронной почте, целесообразно в каждом отправляемом ему письме указывать степень важности сообщения, которая легко настраивается в любой почтовой программе. Письмо с пометкой «важно» получает приоритет при проверке почты и ответе на письма, но злоупотреблять применением этой функции не рекомендуется.

Правила использования телефона и формирование телефонного этикета началось еще в далеком 1876 году, когда 10 марта Александр Грэм Белл, американский и канадский ученый, изобретатель и предприниматель шотландского происхождения, впервые позвонил своему помощнику Томасу Ватсону, находящемуся в соседнем кабинете с просьбой зайти к нему в кабинет. Так случился первый деловой звонок.