Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет - страница 6
Для написания электронного делового письма необходимо заполнить графу «Кому», выбрав адрес электронной почты необходимого адресата, и сформулировать тему письма.
При переписке по email любая почтовая программа просит заполнить поле «Тема». Написание темы письма помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике и позволяет облегчить поиск любой информации, касающейся конкретного вопроса.
Формулировка темы электронного письма – это обозначение своего рода сути объемом не более 5 слов, которая формулируется в начале письма и соответствует его содержанию. Предпочтительно обозначать тему, что называется, телеграфным стилем – без лишних слов, с конкретикой. Например, вместо темы «Фото» лучше написать «Фото брака поставленной 03.08.2023 продукции» или вместо темы «Гарантийное письмо» написать «Гарантия оплаты за поставленный 05.08.2023 кирпич».
Также при формулировке темы письма необходимо придерживаться следующего правила: один рабочий вопрос или одна тема – одна ветка переписки. При ответе на электронное письмо, если по каким-то причинам меняется основная мысль диалога или предмета обсуждения, лучше изменить название темы. В идеале – для обсуждения каждого нового вопроса создать новое письмо и обозначить в нем новую тему. Это простое правило позволяет легко восстановить в памяти логику и хронологию развития ситуации, быстро находить деловую переписку по конкретному вопросу. Например, сроки выполнения работ или сроки оплаты за поставленный товар.
Как упоминалось ранее, тема электронного письма должна быть сформулирована и указана четко, конкретно и кратко, а также быть понятна всем сторонам переписки. Для этого рекомендуется указывать номер договора, в рамках которого уточняются все рабочие моменты: сроки производства работ или сроки оплаты за них. Например, сроки производства демонтажных работ по договору № 557 от 05.12.2022 г. или оплата товара по договору поставки № 75 от 08.06.2022 г.
Важно знать, что электронные письма без указания темы зачастую не доходят до адресата из-за их блокировки системой информационной безопасности предприятия или автоматически попадают в папку «Спам».
Примеры из практики авторов. На одном крупном производственном комбинате Центрального Черноземья в корпоративной почте была настроена подобная функция информационной безопасности, и все письма без обозначения темы попадали прямиком в папку «Спам» и не доходили до адресата. Изначально эта функция, по словам руководителя IT-отдела, была настроена из-за соображений безопасности, а попутно научила всех сотрудников предприятия и его контрагентов правилу делового этикета, которое, в свою очередь, позволило быстро находить необходимую информацию в корпоративной почте.
В другой крупной московской компании, работающей в сфере обучения и повышения квалификации персонала, для удобства ведения деловой переписки сотрудников с партнерами в конце каждого электронного письма (перед контактами отправителя) автоматически была настроена следующая подпись-«напоминалка»: «Пожалуйста, при переписке сохраняйте тему сообщения».
После написания темы письма необходимо поприветствовать адресата. По правилам этикета в электронном деловом письме, так же, как и при личной встрече, предпочтительно использовать универсальное приветствие «
Похожие книги
