В числе правил для руководящего звена ряда ведущих международных компаний есть и такое: «Вам не следует делать то, что могут сделать ваши подчиненные. Если вы это делаете, то вы – лишний, вместо вас можно взять работника с меньшим окладом».
Однако, чтобы поручения исполнялись на должном уровне, необходимо соблюдение ряда общих требований.
Продуманный выбор исполнителей. Поручайте не тому, кто подвернулся под руку, а тому, кто имеет бо́льшие возможности исполнить поручение в лучшем виде.
Четкость задания. Во многих случаях она оставляет желать лучшего. Не случайно весьма распространенным среди работников является суждение о начальниках, которые сами не знают, чего хотят. Положение усугубляется тем, что высокий «коэффициент понимания» является скорее исключением, нежели правилом при общении людей. Зная это, руководитель должен позаботиться о проверке в тактичной форме того, уловил ли его мысль сотрудник, получающий задание.
Говорят, что у человека никогда нет времени, чтобы сделать работу как следует, а вот на то, чтобы ее переделывать, время находится. Пожалуй, в этом есть изрядная доля вины тех, кто отдает приказы. От того, насколько четко и понятно будет сформулировано поручение, зависит и качество исполнения.
Вполне возможно, что распоряжение было непонятным, сумбурным, а подчиненный побоялся переспросить, чтобы уточнить детали. И вот результат – работу приходится переделывать.
Предоставить максимальную свободу (в пределах компетенции подчиненного). Хорошо когда-то сказал американский президент Теодор Рузвельт: «Лучший руководитель – это тот, у кого достаточно ума, чтобы найти стоящих людей, заставить их делать то, что нужно, и при этом у него хватает здравого смысла, чтобы не путаться у них под ногами». Контролировать нужно по результатам, а не по методам исполнения.
Давать право на ошибку. Руководители и сами ошибаются. Если этого права лишают подчиненного (жестким контролем, выговорами за малейшие просчеты), то вместе с тем лишают его и инициативы, ведь фактически руководитель ставит подчиненного в худшие, по сравнению с собой, условия.
Распространенные ошибки при поручении задания:
• давать поручения впопыхах;
• передавать поручение через третьих лиц;
• поручать первому попавшемуся;
• давать непродуманные поручения.
Позитивные приемы:
• объясняя задание, сочетать устную информацию с письменной (письменная информация менее подвержена искажению);
• тактично проконтролировать, правильно ли подчиненный понял задание (например, вопросом: «Что собираетесь предпринять?»);
• письменно фиксировать сроки, ответственных исполнителей, форму исполнения работы и отчета о ней;
• получив задание, подчиненному стоит проверить себя вопросом к руководителю: «Если я правильно понял, я должен сделать…»
Несоблюдение этих требований препятствует удовлетворительному исполнению поручений, что, в свою очередь, порождает у руководителя тенденцию опираться только на собственные силы. Так возникает пресловутая текучка – лавина мелких вопросов, из-за которых не получается заняться действительно важными делами, достойными времени руководителя.
При возрастании объема работы руководителю естественно перейти от разовых поручений к делегированию части своих полномочий (о делегировании полномочий – далее в соответствующем разделе).
Правило 10 вполне применимо и для домашних дел. Родители в семье руководят своими детьми и могут вырастить себе неплохих помощников, если будут с раннего детства поручать им какие-то (вначале несложные) дела: убрать игрушки, помыть тарелку, навести порядок в комнате, протереть пыль, полить цветы, сходить в магазин и т. д.
