Правило 11. Оптимизируйте контроль.
При отсутствии контроля уровень исполнительской дисциплины неминуемо падает, что в итоге делает усилия руководителя бесплодными, а результаты его деятельности – плачевными.
Чрезмерный контроль также не годится, так как отнимает слишком много времени у руководителя. При этом последний превращается в надсмотрщика, не имеющего времени на осуществление таких важнейших функций, как принятие стратегических решений, прогнозирование, нововведения, совершенствование организации производства и управления, повышение производительности труда и заинтересованности исполнителей, улучшение условий труда, профилактика и разрешение конфликтов. Чрезмерный контроль, кроме того, неизбежно приводит к свертыванию инициативы подчиненных, к привычке не делать ни шага без санкции руководителя. А это еще больше увеличивает его нагрузку.
Таким образом, в постановке контроля необходимо найти некую золотую середину. В качестве таковой можно рекомендовать следующую двухзвенную систему.
1. Систематический контроль каждого подчиненного осуществлять по ключевым точкам: выделить ключевые моменты в действиях подчиненного и обязать его регулярно информировать о них.
2. Раз в месяц проверять исполнительность и ответственность каждого подчиненного путем дотошной ревизии выполнения им одной из его основных функций. Это позволит:
• составить объективное мнение о работе подчиненного;
• быть в курсе всех наиболее важных дел;
• держать подчиненного в состоянии уверенности, что любой крупный просчет не укроется от руководителя;
• своевременно помочь ему конструктивной критикой.
Экономьте на совещаниях. Совещания необходимо собирать только при наличии двух условий:
• без него не обойтись;
• оно подготовлено.
Совещания – один из наиболее дорогостоящих видов управленческой деятельности, и отнимают они значительное время.
Совещания станут менее продолжительными и более эффективными при выполнении, в частности, следующих условий:
• конкретно сформулированы цели, повестка заблаговременно доведена до всех участников;
• круг участников по возможности минимальный;
• каждому приглашенному руководителю разрешено присылать вместо себя своего заместителя (или специалиста) по рассматриваемому вопросу;
• заранее определена общая продолжительность совещания и отведено время на рассмотрение каждого пункта;
• назначены ответственные за подготовку и прохождение каждого вопроса повестки совещания;
• подготовлены и заранее розданы участникам проекты решения по всем обсуждаемым вопросам;
• пункты, оказавшиеся неподготовленными, снимаются с рассмотрения безоговорочно, причем в протокол совещания записывается замечание лицу, готовившему этот вопрос;
• председательствующий строго следит за регламентом, не допускает отклонений от темы, обеспечивает активность участников.
Более подробно об организации и проведении совещаний см. далее в соответствующем разделе.
О применимости рекомендуемых правил
Просмотрев перечень приведенных выше правил, вы, думается, согласитесь, что все они (исключая специфические производственные) применимы и вне работы, в повседневной жизни. В ней тоже не хватает времени, а то, что нам отпущено, мы часто расходуем не лучшим образом.
Применительно к домашним условиям формулировки некоторых правил претерпевают изменения. Например, правило 10 может прозвучать так: «Как можно больше дел поручайте детям и супругу». Польза от этого (как и в случае с работой) двойная – и экономия времени, и воспитание.
