Неважные, но срочные задачи (Квадрант 3) – это задачи, которые могут казаться срочными, но на самом деле не являются приоритетными. Такие задачи могут включать в себя ответы на электронные письма, совершение звонков или появление в Вашем графике незапланированных встреч. Стремитесь минимизировать время, затрачиваемое на такие задачи, и, если возможно, делегируйте их другим.
Неважные и не срочные задачи (Квадрант 4) – это задачи, которые не имеют большого значения и не требуют срочного выполнения. Эти задачи часто связаны с прокрастинацией (стойкое желание откладывать дела на потом), например, использование без надобности социальных сетей, бесполезная болтовня или чрезмерный просмотр телевизора. Лучше всего уменьшить время, затрачиваемое на такие задачи, и сосредоточиться на более важных и приоритетных делах.
Чтобы использовать матрицу Эйзенхауэра, начните с составления списка всех своих текущих задач. Затем отнесите каждую задачу к соответствующему квадранту на основе ее важности и срочности. После этого распределите свое время так, чтобы выполнить все задачи в соответствии с их приоритетами.
2. Следующий метод – техника «Помодоро» или «Метод Помидора», который был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло. Этот метод управления временем основан на идее использования коротких временных интервалов для работы, чередуемых с короткими перерывами. Техника «Помодоро» помогает улучшить концентрацию, снизить уровень стресса и повысить продуктивность.
Метод работает следующим образом:
– Выберите задачу, над которой Вы хотите работать.
– Установите таймер на 25 минут. Этот интервал времени называется «помидор».
– Работайте над задачей, пока таймер не прозвучит. Если Вам приходит в голову другая задача или мысль, запишите ее на листе бумаги, но продолжайте работать над текущей задачей.
– Когда таймер зазвонит, отметьте где-либо одну завершенную единицу работы, т.е. «помидор». Затем сделайте короткий перерыв на 5 минут. Во время перерыва постарайтесь отвлечься от работы, расслабьтесь и сделайте что-то приятное для себя.
– После четырех «помидоров» (четырех сеансов работы по 25 минут) сделайте более длительный перерыв на 15—30 минут. Во время длительного перерыва также старайтесь отвлечься от работы и сделать что-нибудь восстанавливающее.
Техника «Помодоро» особенно полезна, если Вы замечаете, что часто отвлекаетесь на непродуктивные действия, такие как просмотр социальных сетей, разговоры или поиск ненужной информации. Использование этого метода поможет Вам оставаться сосредоточенным на задаче и создаст четкую структуру времени для работы и отдыха.
Для большей гибкости Вы можете адаптировать технику «Помодоро» под свои индивидуальные потребности. Некоторые люди предпочитают работать в более длительных или коротких интервалах времени или изменять продолжительность перерывов. Экспериментируйте с разными вариациями метода, чтобы найти тот, который наилучшим образом подходит Вашему стилю работы и Вашим задачам.
3. Следующая техника является наиболее простой, но не менее важной. Правило двух минут – это эффективный метод управления временем, который был популяризирован Дэвидом Алленом в его книге «Getting Things Done» (GTD) («Как привести дела в порядок»). Основная идея правила заключается в том, что если какая-то задача займет меньше двух минут, то лучше выполнить ее сразу, а не откладывать на потом.
