Некоторые считают, что если документооборот перенести с бумаги в электронный вид (в так называемую систему электронного документооборота (СЭД), то он будет более эффективным. Это не совсем так. СЭД более удобен для отдела контроля исполнительской дисциплины (так как бумажки больше не теряются) и для генерального (так как проще контролировать ситуацию), но организация после внедрения СЭД не становится менее бюрократичной. Ведь проблема не в том, как к тебе пришёл документ – в бумажном конверте с курьером или по электронной почте, а в том, что коллеги, сидящие в соседних кабинетах, вместо личной встречи или телефонного звонка обмениваются поручениями в СЭД. В одной из компаний, где я работала, руководители подразделений использовали систему документооборота вместо электронной почты и направляли по ней в департамент по управлению персоналом служебные записки с просьбой повысить кому-то зарплату или направить на обучение. Они считали, что на почту мы отвечать не обязаны, а если просьбу зафиксировать в СЭД, то проигнорировать её не получится. Очевидно, что данной компании предстоит большая работа по формированию атмосферы доверия между коллегами и созданию системы неформальных горизонтальных связей.
Любые бюрократические преграды существуют, потому что у кого-то есть причина их возводить. Иногда эта причина связана с избеганием наказания. Например, бухгалтеры, на которых я жаловалась выше, пытаются всеми возможными способами спасти себя и генерального директора от уголовного дела. Поэтому они максимально страхуются служебными записками, актами списания и прочими бумажками. Но иногда бюрократия возникает по коррупционным соображениям: когда процесс сложен и непрозрачен, проще извлекать личную выгоду. В одной из компаний я столкнулась с тем, что оплата услуг поставщиков занимает очень долгое время. Помню, что мне несколько месяцев жаловались хедхантеры, которые никак не могли получить деньги за найденного для нашей компании человека. Я звонила в бухгалтерию, те говорили мне, что оплата всех счетов происходит по вторникам и четвергам, я ждала ближайший день оплаты, деньги поставщику снова не переводили, и было совершенно непонятно, что делать. Я провела расследование и выяснила, что реестр платежей для банка утверждает лично генеральный директор, причём какие-то платежи он убирает из реестра по непонятным широкой публике причинам.
Каждый раз находились какие-то более срочные платежи (например, за сырьё, без которого остановится производство), а счёт за услуги хедхантеров из реестра постоянно вычеркивали, так как, по мнению генерального, «человек на работу уже вышел, поэтому у нас всё в порядке, а поставщики подождут». При этом в договоре было указано, что оплата счёта происходит в течение 7 дней после выхода кандидата. Когда через несколько месяцев генерального директора уволили за коррупцию, я узнала, что такая волокита со счетами происходила не просто так. Тем компаниям, которым долго не платили, через какое-то время звонили «консультанты», которые предлагали за определённую плату «помочь» с получением денег по выставленным счетам. Некоторые поставщики (особенно небольшие) шли на это, так как не хотели судиться с большой компанией, с которой хотели бы продолжать сотрудничество в будущем. Как выяснилось, «консалтинговый» бизнес принадлежал нашему генеральному директору, который одной рукой задерживал платежи, а другой рукой, за гонорар, ускорял их.
