Обучение через развлечение. Edutainment лагерь как технология современного образования - страница 7

Уточните у заказчика, какие формы отчетности и в какой период потребуются по итогам завершения лагеря:

● финансовые документы;

● фото- и видеоархив;

● написание содержательных отчетов по итогам работы;

● написание индивидуальных характеристик участников;

● списание расходных материалов;

● опись реквизита и т. д.

Это то, в рамках каких финансовых возможностей мы действуем и за какую цифру мы не заходим, т. е. какая «вилка» по бюджету есть на программу в целом или же на отдельный блок (закупки, подбор сотрудников и др.).

Сразу на старте обозначить точную сумму на конкретную позицию – это идеал. Будем готовы, что смету на программу и бюджет на те или иные позиции придется уменьшать или же вообще отказываться от чего-то. Всегда имейте варианты и дополнительные предложения. Например, один реквизит можно заменить на другой, более бюджетный, а какие-то позиции в аренде будут дешевле, чем в закупке.

Вопрос, связанный с финансовой частью, стоит обсудить с заказчиком тактично. Однако уточнить его рекомендуется, чтобы знать предположительные возможности.

Возможно, заказчик сам будет составлять бюджет программы. Но будьте готовы к тому, что вы все же осметите ряд работ.

Заложите в смету +20 % на случай форс-мажоров и непредвиденных расходов.

В том числе финансовые и содержательные решения по реализации и разработке программы. Это важно, чтобы сразу понимать, с кем и каким образом взаимодействовать в ходе подготовки программы лагеря. Здесь мы как разработчики будем знать, кто является центром согласования, каким образом с ним выстраивать коммуникацию, выясняем, какие центры ответственности лягут на команду заказчика, а какие останутся во внимании нас как разработчиков.

Время от времени уточняйте у заказчика, есть ли какие-то изменения в части взаимодействия и принятия решений. Чем ближе к сроку проведения лагеря, тем шире круг вопросов, возникает большое количество оперативных задач, решать которые может уже кто-то другой. Однако важно понимать, что стратегические и финансовые вопросы лучше решать непосредственно с ключевым лицом, тогда как сопутствующие задачи (текущие) можно обсуждать с линейными сотрудниками (менеджерами, администраторами). Главное – удостовериться, что это согласовано с заказчиком и находится в зоне их функциональных обязанностей и компетенций.

Здесь мы уточняем, где географически будет проходить программа, какие существуют условия и ограничения. Если мы работаем над созданием образовательного лагеря, то желательно сразу уточнить, что для этого нам потребуется 10 учебных аудиторий или большая площадка для проведения массовых мероприятий. Будет грустно, если в содержание мы заложим сценарий подобной активности, а места для этого в лагере не предусмотрено. Конечно, важно поинтересоваться удаленностью от моря, города, на случай если вы задумаете проведение праздничного шествия в честь отплытия регаты.

Возможно, вы будете искать площадку для реализации вашей программы исходя из содержания, но это больше исключение, чем правило. Поэтому до начала разработки концепции составьте представление о территории и ее возможностях.

Или обратная ситуация. Сама площадка или база становится движком к дальнейшей разработке программы. Нам предлагают территорию на море с бунгало вдоль береговой линии. Такие условия можно «уложить» в игровую концепцию, создав подходящую для такого антуража метафору.