9. Тестирование изменённого процесса и технологий (пилот)
10. Анализ влияния изменения процесса на корпоративную архитектуру
11. Доработка процесса
Задачи № 9, 10, 11 выполняются параллельно.
Тестирование и пилотная эксплуатация изменённого процесса и связанных с ним технологий является обязательной и важнейшей задачей. По результатам заполняется отчёт о возможности внедрения.
По анализу влияния изменения процесса на корпоративную архитектуру заполняется специальный чек-лист, приведённый в следующей главе. Могут быть выявлены существенные влияния на другие процессы, на организационную структуру, на ИТ-системы и ИТ-архитектуру, на стратегии и т. п.
Если анализ влияния изменения процесса на корпоративную архитектуру и (или) тестирование изменённого процесса показали, что внедрить новую версию процесса возможно, но требуется доработка, тогда привлекаются дополнительные ресурсы.
Если анализ влияния изменения процесса на корпоративную архитектуру и (или) тестирование изменённого процесса показали отрицательные (негативные) результаты, а доработка ситуацию не улучшит, то внедрение новой версии процесса отменяется (откладывается) и выполняется возврат на задачу № 3.
Если задачи № 9 и 10 успешны, тогда переходим на задачу № 12.
12. Внедрение оптимизированного процесса на практике
Важно не только разработать новую версию процесса (более быструю, дешёвую, эффективную, надёжную), но и обеспечить исполнение процесса на практике и стабильное улучшение показателей KPI на долгосрочном интервале. Поэтому применяются специальные мягкие и жёсткие методы внедрения изменений. Полный набор всех методов и рекомендаций, подготовленный на основе опыта выполнения большого количества проектов, содержится в следующих главах пособия.
Новая версия процесса (модели и регламенты) выгружается в электронную базу знаний организации (Портал) для коллективного доступа, издаётся приказ об утверждении (выпуске новой версии) процесса. Необходимо автоматически разослать уведомления всем участникам процесса и проконтролировать их ознакомление с новыми моделям и регламентами.
Также могут быть подготовлены онлайн-тесты для участников процесса для проверки знаний всех изменений и нововведений.
13. Оценка показателей процесса после оптимизации, сравнение с прошлыми значениями
После внедрения в работу нового оптимизированного процесса необходимо с установленной периодичностью собирать значения показателей KPI, для которых проводилась оптимизация. Построить графики и таблицы с динамикой показателей и сравнением новых значений с предыдущими значениями, которые были зафиксированы до оптимизации в задаче № 6.
Если показатели улучшились не значительно или руководство организации не удовлетворено результатами оптимизации процесса, тогда выполняется возврат назад на задачу № 7 для выбора и реализации других методов.
После оптимизации необходимо заново заполнить чек-лист для расчёта уровня зрелости процесса, который также должен показать улучшение процесса. Например, уровень зрелости версии 1.0 был равен 55 %, в версии 2.0 он повысился до 85 %, а в будущих версиях необходимо довести его до 100 %. Уровень зрелости можно использовать при ранжировании процессов в задаче № 2, для составления рейтинга процессов организации, для расчёта годовых премий руководителям в зависимости от достигнутых показателей.
