3) если в переговорах принимают участие три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту (по первой букве фамилии).
Запись деловой беседы. Запись деловой беседы никогда не выглядит как стенограмма. После окончания переговоров назначенный участник составляет подробную запись, в которую включена следующая информация:
о месте, времени, дате переговоров;
Ф.И.О. участников;
об основных обсуждаемых вопросах;
о мнении сторон по обсуждаемым вопросам;
достигнутом решении.
Подобный протокол обычно ксерокопируется, чтобы каждая из сторон имела свою копию.
Программы пребывания делегаций. Должны быть разработаны две программы пребывания делегаций: общая, предназначенная для гостей; подробная, включающая в себя технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц.
В общую программу входят следующие пункты: встреча делегаций, деловая часть (переговоры, беседы), приемы (завтраки, ужины – официальные мероприятия), культурная программа, поездки по стране, проводы.
Подробная программа включает в себя: персональный состав встречающих, участие представителей прессы, радио, телевидения, преподнесение цветов, приветственные речи, транспорт, размещение в гостинице.
3.2. Этапы проведения переговоров
Процесс проведения переговоров состоит из пяти этапов:
1) начало проведения переговоров;
2) передача информации;
3) аргументирование;
4) опровержение доводов;
5) принятие решений.
На первом этапе вырабатывается отношение к партнеру и предмету переговоров, т. е. рабочая атмосфера для принятия решений. Устанавливаются контакты с деловым партнером, создается благоприятная атмосфера встречи, привлекается внимание партнера, пробуждается интерес к ходу встречи и перехватывается инициатива, когда это необходимо.
Правильным началом проведения переговоров считается взаимное представление членов делегаций, обозначение темы переговоров, согласование последовательности рассмотрения вопросов.
Благоприятными приемами являются:
ясные, короткие объяснения;
обращение к партнеру по имени;
проявление уважения к партнеру, внимания, интереса к нему;
положительные замечания, относящиеся к качеству продукции, деловой репутации фирмы. Если это не первая встреча, следует отметить положительные перемены в деятельности фирмы партнера;
обращение за советом.
На втором этапе обсуждают сведения о проблемах переговоров, запросах, пожеланиях партнера, выявляют его мотивы и цели, передают запланированные сведения, анализируют и выверяют позиции друг друга. На этом этапе ведения переговоров приветствуются строгий самоконтроль и определенные меры дипломатичности.
Информация, сообщаемая партнеру, должна быть точной, ясной, профессионально правильной.
На третьем этапе проведения переговоров производится обобщение взглядов партнеров на проблемы, попытки изменения уже сложившихся мнений или, наоборот, закрепления, требующие больших знаний, концентрации внимания, корректности высказываний. Заранее продумы-вается тактика аргументирования, готовятся контраргументы партнеру.
Желательно сразу выступать с контраргументами, чтобы укрепить свои позиции.
На четвертом этапе закрепляется достигнутое, развеиваются сомнения и недовольство партнеров. Существуют разнообразные методы для закрепления: метод бумеранга, перефразирование, сравнение, доказательство бессмысленности и пр.
На пятом этапе должны быть получены результаты, опыт, так как именно на этом этапе решаются следующие важнейшие задачи:
