PR-кампания своими силами - страница 19

Несколько практических советов секретарю – пиарщику по совместительству. Нельзя в поле «Кому» почтовой программы помещать адреса всего списка рассылки – почтовые фильтры могут расценить такие действия как СПАМ и заблокируют доставку. К тому же «светить» электронные адреса неэтично. Идеальный вариант – направить письмо каждому из респондентов в отдельности, в крайнем случае – группами по пять-девять адресов. Не забывайте правильно подписывать сообщения! В человеческом обществе по-прежнему встречают по одежке, поэтому надо считаться с тем, что подпись «Анна Герман, пресс-служба компании “Рога и копыта”» внушает больше доверия, нежели загадочное «Анна Герман». По этой же причине стоит обзавестись еще одним электронным адресом «press@roga-kopyta.com». Пусть это «мыло» и специальный телефонный номер для прессы (если вы можете себе это позволить) будут своеобразной «точкой входа» для журналистов. Разместите контактные данные на корпоративном сайте в разделе «Контакты для СМИ».

Секретарь вполне может «отслеживать» дни рождения компаньонов, важных клиентов, чтобы вовремя позаботиться о поздравительной открытке, подарке или хотя бы направить поздравление по электронной почте. Какое это имеет отношение к пиару? Да самое прямое: отдельные граждане – тоже представители пресловутой «общественности», а многие из них оказывают или могут оказать влияние на бизнес фирмы. И они тоже люди, которым приятно знать, что о них помнят. Не забыть про дни рождения поможет та же программа Microsoft Outlook или любая другая, имеющая календарь и планировщик задач.

Что еще может делать секретарь? Секретарь может «вести» (по-другому – модерировать) корпоративный сайт. Современные системы управления сайтами не сложнее программы «Word», с их помощью легко опубликовать в Интернете новость, статью, разместить фотографии с семинара. Очевидно, что секретарю можно поручить администрирование внутрикорпоративного портала и редактирование обычной бумажной стенгазеты, создаваемой к знаменательным датам и праздникам. Здесь все зависит от квалификации секретаря, его мотивации и готовности руководителя предоставить ему ту роль, которую он может играть в современной компании: роль «суперадминистратора», координатора всей внутриофисной работы.

В этой ипостаси секретарь способен организовать пресс-конференцию, выступление руководителя, подготовить пакет документов для приглашенной прессы (пресс-кит).

Встречаются секретари, которые могут быть душой и распорядителем корпоративных праздников, готовить замечательные презентации для своего шефа и других докладчиков компании, писать сценарии рекламных фильмов, вести деловую переписку с заграничной материнской компанией, заказывать буклеты, листовки, брошюры, всякие там ручки-зажигалки с корпоративной символикой…

Да что там говорить! Многие видные государственные деятели и удачливые бизнесмены обязаны своим секретарям, имена которых, к сожалению, история не всегда считает нужным сохранить для потомков. Выложенные на лучших полках книжных магазинов воспоминания Уинстона Черчилля – многостраничное тому доказательство. Крупнейший, если не самый крупный политический и государственный деятель Великобритании XX в. свои мемуары диктовал секретарям, которые работали в две смены. Очевидно, что такая работа была коллективным трудом – самого Черчилля, привлекаемых им специалистов (политологов, военных, журналистов) и, конечно же, самих секретарей, сумевших передать авторский стиль Черчилля и литературно грамотно зафиксировать текст. В отличие от многих прочих Черчилль доверял людям, с которыми работал: «Я никогда не делаю ту умственную работу, которую может сделать для меня кто-либо другой». При этом, однако, он был способен диктовать по 30 страниц в день, задавая своему аппарату безумный темп работы. И никому не придет в голову сказать, что Уинстон Черчилль – человек, получивший Нобелевскую премию по литературе (1953 г.), не писал свои труды сам.