Типичный жизненный цикл аутентичного документа складывается из четырех этапов: первый этап – замысел и порождение (вне архивной отрасли); второй – существование в качестве регулятора процессов, явлений, событий действительности, когда документ выполняет властные, исполнительные, организационные, коммуникативные, информационные и иные функции; третий – после утраты оперативного значения по итогам ценностной экспертизы он может быть уничтожен либо оставлен для долгосрочного или вечного хранения в архиве; четвертый этап – описание, снятие ограничений на доступ к нему и превращение его в публичный исторический источник. Архивное дело охватывает два этапа: третий – комплектование и хранение архивных фондов, являющийся предметом архивоведения как комплексной научной дисциплины, изучающей и разрабатывающей теоретические, методические и организационные вопросы этого дела и его историю, и четвертый – аналитико-синтетическая обработка собранных документов, которая образует предмет археографии как научной дисциплины, разрабатывающей принципы и методы подготовки документальных публикаций (теоретическая археография) и осуществляющей практическую их реализацию (прикладная археография).
Типичный цикл документооборота соответствовал технологии бюрократического управления по схеме «орган власти – канцелярия – архив», и властные структуры, начиная с царя-реформатора Петра I, постоянно заботились о его совершенствовании. Достаточно вспомнить о «Генеральном регламенте» 1720 г., откуда в русский язык пришли слова «архив» и «архивариус». Однако с ростом просвещения российские архивы начали комплектовать не только продукты канцелярского делопроизводства, но и исторические акты, манифесты, памятные записи, литературные автографы и прочие произведения письменности, не предназначавшиеся первоначально для архивного хранения. В советское время архивное дело институционализировалось в виде многоуровневой системы государственных архивов (центральных, краевых, областных), а также ведомственных и местных архивов. В начале 1930-х гг. в Москве был открыт государственный историко-архивный институт (МГИАИ), призванный готовить специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. Именно МГИАИ стал первооткрывателем документоведения как научной и учебной дисциплины.
Историю отечественного документоведения принято начинать со статьи К-Г. Митяева «Документоведение, его задачи и перспективы развития» [Митяев, 1964]. В ней обосновано научное понятие документа как «результата сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов» [Там же. С. 29]. Документоведение он определил как «научную дисциплину, изучающую в историческом развитии способы, отдельные акты и системы документирования явлений объективной действительности и создаваемые в результате документирования отдельные документы, их комплексы и системы» [Там же. С. 35]. В 1960-е гг. документоведение признано в качестве самостоятельной научной дисциплины, о чем свидетельствует образование в 1966 г. Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД); в 1969 г. оно внесено в номенклатуру специальностей научных работников.
