3. Проверьте предположения – проведите опросы, короткие интервью, изучите конкурентов и похожие мероприятия…
4. Сведите всё в таблицу, где к каждой задаче будут привязаны сегменты аудитории, способы вовлечения и ожидаемые результаты.
Например, для бизнес-форума такая таблица может выглядеть так:
| Задача..................................| Целевая аудитория........| Способы вовлечения.......... | Показатели успеха......................|
|–|–|–|–|
| Установить 30 контактов с инвесторами..| Инвесторы, стартаперы....| Сессии вопросов и ответов, круглые столы | Количество обмена контактами, отзывы |
| Повысить узнаваемость бренда на 20%....| Маркетологи среднего бизнеса | Мастер-классы, рассылки......| Рост упоминаний, переходы на сайт.... |
| Увеличить продажи на 15% после события | Клиенты и партнёры...... | Личные встречи, демонстрационные зоны | Количество сделок, обратная связь.... |
Соединяя четко поставленные цели с подробным портретом аудитории, вы не только структурируете подготовку, но и сделаете мероприятие максимально полезным. В выигрыше остаются и организаторы – с чёткими бизнес-результатами, и участники – с ценным опытом и полезными контактами.
И напоследок: не забывайте собирать обратную связь. Уже на этапе подготовки проводите мини-опросы и пробные встречи, чтобы убедиться, что цели и выбранная аудитория действительно совпадают. Настоящая сила события раскрывается именно в этой прозрачности и ясности задач, подкреплённой глубоким пониманием тех, кто придёт к вам на встречу.
Формирование бюджета и оценка расходов на проведение
Лучше всего начинать формировать бюджет с тщательного анализа всех составляющих предстоящего мероприятия – именно комплексный подход помогает избежать типичных ошибок. Разделите расходы на группы, каждая из которых влияет на итоговую сумму: аренда помещения, техническое обеспечение, питание, рекламные материалы, гонорары выступающим, транспорт и логистика, а также непредвиденные расходы. Важный момент – детализация: вместо общего «техническое обеспечение» указывайте конкретно «аренда звукового оборудования», «работа звукорежиссёра», «специальные микрофоны для интервью». Например, для онлайн-конференции выделите бюджет не только на платформу для трансляций, но и на технических специалистов, готовых быстро устранять неполадки.
При оценке каждого пункта не стоит ограничиваться первыми встречными ценами. Сравните предложения от нескольких проверенных поставщиков: если арендуете оборудование, свяжитесь минимум с тремя компаниями, чтобы получить реальные предложения. Для питания организуйте дегустацию и запросите подробную калькуляцию меню. При планировании гонораров учитывайте не только оплату выступлений, но и транспортные расходы, проживание, суточные – порой дополнительные траты составляют до 40% от гонорара, особенно если участники приезжают из других городов.
Следующий шаг – создание резерва на непредвиденные расходы. Обычно это 10–15% от общего бюджета. Причина проста: почти любое мероприятие сталкивается с неожиданными расходами – от дополнительного оборудования до повышения цен в последний момент. На одном из наших бизнес-форумов с 500 участниками именно резерв помог быстро решить проблему с поломкой проектора, не сокращая программу и не теряя качества. Отсутствие такого запаса может привести к снижению уровня мероприятия или срыву сроков.
