Учёт на складе можно свести всего к двум основным операциям. Одна – это пополнение запасов, а вторая – расходование. Многие считают, что при работе со складом достаточно всего двух операций и нет смысла заворачиваться с какой-либо детализацией. В реальности же все немного сложнее. Если мы хотим не просто контролировать остатки на складе, имеет смысл немножко заморочиться. При правильном ведении учета мы будем понимать больше – начиная от динамики продаж, заканчивая эффективностью работы сотрудников.
В складской таблице, которую мы будем с вами разрабатывать, этот момент будет отражён практически в полной мере. Мы будем его активно использовать в аналитике движения товаров через наш склад.
Естественно, многое зависит от специфики вашей деятельности. На производстве перечень приходных/расходных операций будет один, у оптовой компании будет другой, в общепите третий, у e-commerce тоже будет своя специфика. Это касается и расходных, и приходных операций.
Кроме того, что у нас есть операции, увеличивающие или уменьшающие наши запасы, необходимо их ещё отличать и по такому признаку, как внешние и внутренние операции. Так, если мы будем с вами с одного склада перемещать на другой склад, то это будет перемещение. В отношении одного склада это будет перемещение – расход, а для другого перемещение – приход. Другими словами, видя слово перемещение, мы с вами всегда будем знать, что товар не покинул пределы нашей организации, а просто сменил «прописку».
В отношении пополнения склада, очень удобно разделять на такие операции, как закупка (приобретение товара у поставщика) и возврат (когда клиент вернул невостребованный или бракованный товар). Если у вас собственное производство, то помогает и такая операция как «Произведено». Опять же тут всё индивидуально. Зачастую в классических системах учёта такого рода моменты решаются за счёт контрагента. Например, в 1С нередко создают так сказать технических контрагентов с соответствующем названием («Цех 1», «Токарка» и т.д.). Но логика остаётся та же.
Мы с вами сможем достаточно легко отличать особенности движения товара по складу при помощи названия расходной \ приходной операции.
Следующий момент касается инвентаризации и заведения начальных остатков. Редко бывает так, что склад создаётся на «пустом месте». Поэтому нам нужно каким-то образом ввести начальные остатки.
Кроме того, в процессе работы неизбежны ошибки. И чтобы поддерживать достоверность данных учёта и фактического склада, мы будем проводить инвентаризации. Естественно, будут возникать расхождения. Эти расхождения нужно как-то в очевидной форме внести в нашу систему учёта.
В традиционных системах учёта это делается при помощи специального документа «инвентаризационная ведомость». Мы это будем делать при помощи специальной операции «Корректировка». В том случае, если обнаруживаем недостачу, то у нас будет операция «корректировка – расход», если нашли излишки, то «корректировка – приход». Соответственно и начальные остатки мы будем проводить при помощи «корректировка-приход»
